LUG-5-2026

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52 SPECIAL OUTSOURCING LOHN+GEHALT Ausgabe 5/2026 Payroll in der Transformation Outsourcing – Status Mobile Arbeit und Outsourcing werden zunehmend als die zwei Seiten einer Medaille wahrgenommen. Ausgangspunkt ist der hohe Druck, der verstärkt durch die Digitalisierung bei zunehmendem Fach- und Führungskräftemangel entsteht. Der Einstieg von Arbeitnehmern mit hoher Flexibilität muss auch glo- bal bewältigt werden. I m internationalen Kontext sind die gesetzlichen Bestimmungen im Ar- beits-, Steuer- und Sozialversiche- rungsrecht zu beachten. Es erscheint reizvoll, all diese Schwierigkeiten durch gezieltes Outsourcing zu ver- meiden. Doch gilt es, die Fallstricke zu vermeiden. Risiko: IT-Berater (Homeoffice) So hat das Landessozialgericht Ber- lin Brandenburg (LSG Berlin-Bran- denburg) mit Urteil vom 26.01.2023, Aktenzeichen L 4 KR 550/16, einen folgenschweren Leitsatz formuliert. IT-Spezialisten, die in einer selbstge- wählten Arbeitsstätte, z. B. in der eige- nen Wohnung, tätig und hierbei auf Hard- und Software ihres Auftrag- gebers bzw. von dessen Kunden an- gewiesen sind, können Heimarbeiter i. S. v. § 12 Abs. 1, Hs. 2 Sozialgesetz- buch (SGB) IV sein. Damit würden selbstständige IT-Dienstleister als versicherungspflichtig Beschäftigte beurteilt. Dies hätte zur Folge, dass der Auftraggeber die Pflichten als Ar- beitgeber zu erfüllen hätte. In der Rechtsprechung werden die Kriterien für die Statusabgrenzung entspre- chend den Entwicklungen der Arbeits- welt weiterentwickelt. Dort lässt sich feststellen, dass die freie Wahl des Ar- beitsortes und der Arbeitszeit in der modernen Arbeitswelt keine Kennzei- chen – mehr – für eine selbstständige Tätigkeit darstellen. Fehlende feste Ar- beits- oder Bürozeiten in Kombination mit einer in der eigenen Wohnung vollzogenen Aufgabenerledigung bei gleichzeitiger Einbindung in eine nicht selbst geschaffene betriebliche Orga- nisation stehen einer Qualifizierung als Beschäftigung nicht entgegen. Im Rahmen eines Statusfeststellungsver- fahrens sind, wenn die zu prüfende Tätigkeit im Rahmen weiterer Ver- tragsbeziehungen zwischen dem Auf- traggeber und Dritten erbracht wird, auch diese weiteren Vertragsbezie- hungen zu berücksichtigen (vgl. BSG, Urteil vom 04.06.2019 – B 12 R 12/18 R). Ein rein faktisches, nicht rechtlich ge- bundenes und daher jederzeit änder- bares Verhalten ist im Rahmen der Statusabgrenzung nicht maßgeblich (BSG, Urteil vom 27.04.2021 – B 12 KR 27/19 R). Unter eine doppelte Schrift- formklausel gestellte Vereinbarungen verlieren nicht deshalb an Bedeutung, weil die Beteiligten etwas anderes „gelebt“ haben. Denn andernfalls wäre dem Erfordernis der Vorhersehbarkeit sozialversicherungs- und beitrags- rechtlicher Tatbestände nicht Genüge getan. IT-Berater (Homeoffice) Heimarbeit Risiko: sozial- versicherungs- pflichtige Beschäftigung Employer of record (EOR) Arbeitnehmer- überlassung Risiko: sozial- versicherungs- pflichtige Beschäftigung Risiko: Employer of Record (EOR) Bei dem Employer of Record (EOR) handelt es sich um ein externes Per- sonaleinsatzmodell. Diesem liegt die Idee zugrunde, die Beschäftigung von Arbeitnehmern im Ausland zu er- leichtern. Eine Agentur (der EOR) stellt Arbeitnehmer am Einsatzort auf Grundlage eines Arbeitsvertrags nach dem jeweiligen lokalen Recht an und überträgt sein Weisungsrecht als Ar- beitgeber auf das Kundenunterneh- men. Die Arbeitnehmer erbringen die Arbeitsleistung dann bedarfsabhängig (vollständig oder teilweise) in dem je- weiligen Einsatzland unter (fachlicher) Weisung des Kundenunternehmens. Sie treten von dort auch Dienstreisen wiederum ins Ausland an oder sind mobil tätig. Der EOR ist daher nur for- maler Arbeitgeber und übt in Abstim- mung mit dem Kundenunternehmen das disziplinarische Weisungsrecht aus (zum Beispiel Abmahnung, Kündi- gung). Der Nutzen besteht für die Kun- denunternehmen insbesondere darin, dass ihnen der EOR rechtliche Risiken und den Verwaltungsaufwand ab- nimmt. Dies beinhaltet unter anderem die Beantragung notwendiger Auf- enthalts- und Arbeitserlaubnisse, die Kommunikation mit lokalen Behör- den, die Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnung (Payroll), die Fer- tigung des Arbeitsvertrags sowie die rechtskonforme Abwicklung des ge- samten Arbeitsverhältnisses. Die Ser- vicedienstleister bewerben das Modell global und massiv. Doch beim genauen Hinsehen verbergen sich dort erhebli- che rechtliche und finanzielle Risiken. Warum ist das so? EOR: Arbeitsrechtliche Risiken Nach deutschem Recht handelt es sich bei dem EOR regelmäßig um eine Ar- beitnehmerüberlassung nach dem Ar- beitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG). Der Arbeitnehmer wird in die Arbeits- organisation des Kundenunterneh- mens eingegliedert und unterliegt den

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LOHN+GEHALT Ausgabe 5/2026 SPECIAL OUTSOURCING 53 m o c . e b o d a . k c o t s / t r a m m o s : d l i B dortigen fachlichen Weisungen. Der EOR wird als „Verleiher“ tätig. Dies ge- schieht auch in den Fällen, wo die Ar- beitnehmer entweder auf Basis von mobilen Einsätzen oder auf der Grund- lage von Dienstreisen in Deutsch- land tätig werden, denn in genau diesen Fällen ist das Arbeitnehmer- überlassungsgesetz (AÜG) anwend- bar. Dies hat zur Folge, dass der EOR eine deutsche Arbeitnehmerüberlas- sungserlaubnis benötigt und auch die übrigen Regelungen des AÜG, wie z. B. die 18-monatige Höchstüberlassungs- dauer, beachtet werden müssten. Liegt diese nicht vor, dann drohen sowohl dem EOR als auch dem Kundenunter- nehmen empfindliche Geldbußen. Im Übrigen ist nicht auszuschließen, dass trotz (überwiegender) Auslands- tätigkeit auch die weiteren gesetzli- chen Bestimmungen des deutschen Arbeitsrechts (Arbeitsschutz, Kündi- gungsschutz etc.) auf das betreffende Arbeitsverhältnis anzuwenden sind. Das ist nicht neu, denn bei jeglichen grenzüberschreitenden Beschäftigun- gen oder Tätigkeiten müssen grund- sätzlich die lokalen Rechtsvorschriften des ausländischen Einsatzortes einge- halten werden. Dies beinhaltet gleich- falls die Kenntnis der Rechtsfolgen bei deren Nichteinhaltung wie Bußgelder, steuerliche und sozialversicherungs- rechtliche Nachforderungen. EOR: Steuerrechtliche Risiken Das Geschäftsmodell eines EOR kann als registrierter Arbeitgeber der loka- len Arbeitskräfte verstanden werden, dessen Mehrwert in der Einhaltung der landesspezifischen gehalts- und arbeitsrechtlichen Vorschriften liegt. Damit übernimmt der EOR die organi- satorische, jedoch nicht die operative Verantwortung über die Arbeits- kräfte. Die Entscheidungen über Ent- lohnung, Kündigung, Aufgabengebiet, Projekte etc. der Mitarbeiter im Aus- land verbleiben überwiegend beim im Inland ansässigen Auftraggeber. Folglich stellt sich in Bezug auf den steuerlichen Anknüpfungspunkt der Vertreterbetriebsstätte aus rein er- tragsteuerlicher Sicht die Frage, wie stark die über den EOR angestellten Arbeitskräfte vom Auftraggeber ab- hängig sind und ob gegebenenfalls die Grenze vom unabhängigen hin zum abhängigen Vertreter überschritten wird. Schließlich ist auf der Grundlage des OECD-Musterabkommens 2017 zu prüfen, ob durch das Konzept EOR eine steuerliche Betriebsstätte begründet wird. Risiko Scheinselbstständigkeit Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn eine erwerbstätige Person als selbstständig Tätige auftritt, obwohl sie von der Art ihrer Tätigkeit als ab- hängige Beschäftigte zu beurteilen ist. Es wird also ein Arbeitsverhältnis ver- schleiert und als Tätigkeit eines freien, selbstständigen Auftragnehmers deklariert. Risiko: Auftragnehmer Risiko: Auftraggeber arbeitneh- merähnliche Selbstständige Scheinselbst- ständige Auftragnehmer haftet für Ren- tenversiche- rungsbeiträge. Auftragnehmer haftet für die Sozialversiche- rungsbeiträge Risiko: Status- klage des Arbeit- nehmers Risiko: Werkvertrag Wenn Mitarbeitende eines ausländi- schen Subunternehmens im Rahmen eines Werkvertrags in Deutsch- land tätig werden, handelt es sich um eine Entsendung. Dies gilt un- abhängig davon, ob die Mitarbei- tenden aus einem EU-Mitgliedstaat oder aus einem Drittstaat stammen. Das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) verpflichtet ausländische Subunternehmen, ihren entsandten

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54 SPECIAL OUTSOURCING LOHN+GEHALT Ausgabe 5/2026 Mitarbeitenden die Mindestarbeits- bedingungen in Deutschland zu ge- währen. Dazu gehören: Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns, Gewäh- rung des gesetzlichen Mindesturlaubs, Einhaltung der Höchstarbeitszeiten und der Mindestruhezeiten. Sind Ar- beitsbedingungen in Tarifverträgen geregelt und sind diese im Unterneh- men anzuwenden, so gelten diese auch für entsandte Mitarbeitende. Ver- bindliche Tarifverträge können auf der Webseite des Zolls eingesehen werden. Sofern eine Regierungsvereinbarung vorliegt, die ausländischen Subunter- nehmen gestattet, Werkverträge in Deutschland auszuführen, gilt Fol- gendes: Löhne dürfen nicht ungünsti- ger ausfallen als die für vergleichbare deutsche Arbeitnehmende. Die Zent- rale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) als spezialisierte Dienststelle der Bundesagentur für Arbeit (BA) steuert den internationalen Arbeitsmarkt. Bei der ZAV ist daher der Durchschnitts- lohn eines typischen Facharbeiten- den in Netto anzugeben. Bei einer Entsendung nach Deutschland sind Arbeitgebende verpflichtet, die Ar- beitszeiten ihrer Beschäftigten zu do- kumentieren. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Aufzeichnungen sind spätestens innerhalb von sieben Ka- lendertagen nach dem jeweiligen Ar- beitstag zu erstellen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Arbeitge- bende müssen die nach Deutschland entsandten Arbeitnehmenden mithilfe des Meldeportals Mindestlohn (www.meldeportal-mindestlohn.de) online melden. Das Gleiche gilt, wenn sie Mitarbeitende von einem auslän- dischen Unternehmen entleihen. Vor Beginn jeder Werk- oder Dienstleis- tung muss die Anmeldung in deut- scher Sprache bei der Zollverwaltung durch den Arbeitgebenden vorgelegt werden. Die Meldung muss die für die Prüfung wesentlichen Angaben (wie z. B. Beginn, Dauer und Ort der Be- schäftigung) enthalten. Ein Verstoß gegen die Meldepflicht stellt eine Ord- nungswidrigkeit dar, die mit empfind- lichen Geldbußen geahndet wird. Neue Statusfeststellung für Solo-Selbstständige Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) beabsichtigt, eine neue Form der Statusfeststellung für Solo-Selbstständige auf den Weg zu bringen. Dies wird getragen von dem Gedanken, dass der oder die Selbst- ständige unternehmerisch handelt, in die gesetzliche Rentenversiche- rung einzahlt und beide Vertragspar- teien dieser selbstständigen Tätigkeit zustimmen. Merkmale für ein unter- nehmerisches Handeln sind das Recht, eine Vertretung zu stellen, und min- destens zwei von vier weiteren Merk- malen. Hierunter fallen Verlustrisiken und Gewinnchancen, eine Tätigkeit für mehrere Auftraggeber, unternehmer- typische Aufwendungen sowie das werbliche Auftreten am Markt. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, dann werden Weisungsgebundenheit und Eingliederung in die Arbeitsorganisa- tion des Auftrag- bzw. Arbeitgebers nicht berücksichtigt. In diesem Fall ist die Statusfeststellung entbehrlich. Das m o c . e b o d a . k c o t s / a y i r a M : d l i B

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LOHN+GEHALT Ausgabe 5/2026 SPECIAL OUTSOURCING 55 m o c . e b o d a . k c o t s / e v E : d l i B Ministerium wollte damit – vor dem Hintergrund des sogenannten Herren- berg-Urteils – die sozialversicherungs- rechtliche Abgrenzung von abhängiger Beschäftigung und Selbstständig- keit erleichtern und Rechtssicherheit für Auftraggeber und Auftragnehmer schaffen. Die bestehende Form der Selbstständigkeit als Option soll weiter bestehen bleiben. Neuer „Selbstcheck Erwerbsstatus“ der DRV Die Deutsche Rentenversicherung (DRV) bietet ein kostenloses und ano- nymes Online-Tool zur Ersteinschät- zung, ob bei einem Auftrag eine echte Selbstständigkeit oder eine abhän- gige Beschäftigung (Scheinselbststän- digkeit) vorliegt. Die Fragen (etwa zu Weisungsgebundenheit, Betriebsein- gliederung und eigenem Unterneh- merrisiko) können sowohl aus Sicht des Auftragnehmers als auch aus Sicht des Auftraggebers beantwortet wer- den. Es werden keine personenbe- zogenen Daten gespeichert. Das Tool ist nicht für GmbH-Geschäftsfüh- rer oder mitarbeitende Gesellschaf- ter einer GmbH geeignet. Der Check ist auftragsbezogen und ersetzt kein rechtssicheres Statusfeststellungsver- fahren durch die Clearingstelle der DRV Bund. Dauerhaft neue Verfahren zur Statusfeststellung Die Deutsche Rentenversiche- rung (DRV) hat die neuen, seit dem 01.04.2022 bestehenden Verfahren mittlerweile evaluiert. Der Gesetzge- ber beabsichtigt, die bisher bis zum 30.06.2027 geltenden Regelungen aus der Reform des Verfahrens zur Status- feststellung nach § 7a SGB IV, die am 01.04.2022 in Kraft getreten sind, zu entfristen. Hierbei handelt es sich um die Prognoseentscheidung, die Grup- penfeststellung, die Möglichkeit der Klärung von Dreiecksverhältnissen sowie die mündliche Anhörung im Widerspruchsverfahren. Fazit Das Thema Scheinselbstständigkeit steht auf der Agenda, denn durch die Digitalisierung entsteht eine Vielzahl von IT-Projekten, die häufig nicht mit eigenem Personal besetzt werden können. Wenn die Projekte nun auch noch sehr kurzfristig star- ten, werden gern Selbstständige mit den Arbeiten beauftragt. Die Risi- ken für die Auftraggeber gewinnen hier zunehmend an Bedeutung. Als Folge drohen immense Nachzahlun- gen bei Sozialabgaben und Steuern sowie Bußgelder. Bei Modellen wie Employer of record (EOR) genauso wie bei IT-Dienstleistern, die auf selbstständiger Basis im Homeoffice arbeiten, bestehen gleichfalls erheb- liche Risiken. Unternehmen müssen sich mit dieser Thematik befassen. Die komplexen Vertragsgestaltun- gen müssen rechtlich genauso ge- prüft werden wie die tatsächliche Ausführung der Tätigkeiten und die konkrete Durchführung am Arbeits- bzw. Tätigkeitsort. Die Risiken las- sen sich für den Auftraggeber einzig durch ein Statusfeststellungsver- fahren vermeiden. ■ Raschid Bouabba, MCGB GmbH

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56 SPECIAL OUTSOURCING LOHN+GEHALT Ausgabe 5/2026 Interview Outsourcing-Compliance Payroll-Outsourcing hat sich für viele Unternehmen nicht nur als kostengünstige, sondern auch als flexible Alternative im Vergleich zur Vorhaltung interner Ressour- cen erwiesen. Dabei gilt es, rechtliche Regelungen zu beachten, doch auch der Be- reich „Compliance“ als solcher lässt sich im Sinne eines vollständigen Outsourcings mit nach außen geben. Rechtsanwalt Patrick Späth, Partner der Berliner Kanzlei HWCL Compliance & Legal, hat einige Tipps für Unternehmen bei Vertragsgestal- tung und konkreter Umsetzung. Herr Rechtsanwalt Späth, wo liegen die größten Risiken, wo die größ- ten Chancen beim Outsourcing, ins- besondere beim Mit-Outsourcing des Compliance-Bereichs? Die größte Chance für kleinere und mittlere Unternehmen liegt darin, dass sie durch das Outsourcing Zu- griff auf spezielles Fachwissen haben, das sie so intern nicht vorhalten könn- ten, insbesondere nicht in stets aktu- eller Form. Externe Compliance Officer üben ihre Tätigkeit häufig für meh- rere Unternehmen aus und können dadurch, selbstverständlich unter Be- rücksichtigung der Verschwiegen- heitspflichten, ihren breiten Einblick in typische Fragestellungen teilen und dadurch für einen Wissenstransfer sorgen. damit Unternehmen ihre gesetzliche Aufsichtspflicht beim Outsourcing nicht verletzen? Die Risiken sind im Wesentlichen rechtlicher Natur, denn eine Ge- schäftsleitung kann ihre persönliche Leitungsverantwortung für Compli- ance nicht vollständig auf eine andere Person übertragen, lediglich die Auf- gabenwahrnehmung. Umso wichtiger ist die sorgsame Auswahl, Anleitung und Überwachung des ausgewählten Dienstleisters. Welche Kontrollrechte und Mindest- voraussetzungen müssen im Dienst- leistungsvertrag verankert sein, Hier gelten für alle Bereiche im We- sentlichen dieselben Regelungen wie immer, wenn man Verträge mit ex- ternen Dienstleistern schließt. Die Voraussetzung, um rechtswirksam Kontrollrechte vereinbaren zu kön- nen, ist, dass Leistungen und Pflich- ten klar definiert sind. Insbesondere gilt es zu differenzieren zwischen Aufgaben, die weiterhin von inter- nen Mitarbeitenden wahrgenom- men werden sollen, und solchen, die dem Dienstleister obliegen. Bei den Berichtspflichten empfiehlt sich eine

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LOHN+GEHALT Ausgabe 5/2026 SPECIAL OUTSOURCING 57 Vereinbarung von regelmäßigen Routinen, etwa quartalsweisen und Ad-hoc-Berichtspflichten. Außerdem sollte geregelt werden, was der Dienstleister zu dokumentieren, zu erklären, geheimzuhalten und an Informationen zu sichern hat. Einen zusätzlichen Schutz bietet die Rege- lung von Haftungsfragen, allen voran die Frage, ob der externe Dienstleister in die Vermögensschadenshaftpflicht- versicherung des Unternehmens ein- bezogen werden kann. Beim Thema Datenschutz und Datensicherheit ist es wichtig, darauf zu achten, dass auch das Unternehmen selbst stets Zugriff auf alle Daten hat. Wer sollte den Vertrag entwerfen? Das Unternehmen kann den Dienst- leister darum bitten, einen Entwurf aufzusetzen, was Kosten sparen kann, oder auch eine externe weitere Kanz- lei damit beauftragen, wenn es keine interne Rechtsabteilung gibt. Wie muss die Überwachung im laufenden Geschäft gestaltet sein? Zunächst einmal ganz simpel in der Form, dass die Geschäftsführung die Berichte des externen Dienstleisters regelmäßig zur Kenntnis nimmt und sich über besondere Entwicklungen in m o c . e b o d a . k c o t s / r e m m u s _ t u o b a _ g n o S : d l i B kürzeren Abständen berichten lässt. Außerdem empfehle ich einen persön- lichen Termin pro Jahr, zusätzlich zu einem quartalsweisen Austausch, der grundsätzlich schriftlich dokumen- tiert werden sollte. Bei diesem per- sönlichen Termin geht es idealerweise auch um Empfehlungen, wie sich die Prozesse und Verfahren verbessern lassen. Sie haben vorhin schon einmal er- wähnt, dass es wichtig ist, zu klären, wo die Pflichten des externen Dienst- leisters enden und die internen Auf- gaben beginnen. Können Sie generell etwas zu Schnittstellen ins Unterneh- men sagen? Der Compliance-Dienstleister kann seine Funktion nur wahrnehmen, wenn er umfassend informiert wird. Je nach Struktur des Unternehmens ist zu klären, wer sein Hauptansprech- partner ist. Verfügt das Unterneh- men über einen Aufsichtsrat, sollte erwogen werden, ob der Compli- ance-Dienstleister sich im Fall eines Interessenkonflikts auf Ebene der Ge- schäftsführung direkt an den Auf- sichtsratsvorsitzenden wenden darf. Welche Probleme treten denn in der Praxis oftmals auf? Hauptschwierigkeit ist, die Kommuni- kation nicht nur zur Geschäftsleitung, sondern laufend auch zu den anderen relevanten Stellen im Unternehmen sicherzustellen. Verantwortlich ist dafür die Geschäftsführung aufgrund ihrer Organisationspflicht. Welche Nachweise zur Cybersicher- heit müssen Unternehmen etwa im Zuge des NIS-2-Umsetzungsgesetzes von einem Dienstleister fordern, wenn dieser Zugriff auf hochsensible Unternehmensdaten hat? NIS-2 und auch das BSI-Gesetz verlan- gen verbindliche Risikomaßnahmen, die zum Teil auf einen externen Com- pliance-Beauftragten ausgelagert wer- den können. Wichtig ist, die gesetzlich geforderten Auditrechte, Meldepflich- ten, aber auch bestimmte Zertifizie- rungen, die der Dienstleister haben muss, zu verankern. Handelt es sich um ein Unternehmen der kritischen Infrastruktur, sollte zwingend geprüft und auch vertraglich festgehalten werden, wer welche Aufgaben zur Ab- deckung von Risiken übernimmt. Lassen Sie uns noch einmal auf die Payroll im Speziellen schauen, welche Risiken machen Sie hier aus, die Com- pliance-relevant sind? Ein wichtiges Stichwort ist das Thema „Scheinselbstständigkeit“. Es sind Vorkehrungen zu treffen, damit die Beschäftigung des externen Dienst- leisters, sei sie kurz-, mittel- oder langfristig geplant, nicht als sozialver- sicherungspflichtige Tätigkeit qualifi- ziert wird. Vielen Dank für das Gespräch. ■ Das Interview führte Alexandra Buba, M. A., Wirtschaftsredakteurin Rechtsanwalt Patrick Späth, LL.M. (London) ist Partner der Sozietät HWCL Compliance & Legal in Berlin (https://hwcl.de). Seine Beratungs- schwerpunkte sind Compliance- und Corporate-Governance-Themen sowie die Regulierung im Bereich Environmental Social Governance (ESG). Er führt interne Untersuchun- gen zur Aufklärung von Fehlverhal- ten sowie Due-Diligence-Prüfungen durch und bewertet Compliance- Management-Systeme. Er ver- tritt Unternehmen gerichtlich, außergerichtlich und vor Schieds- gerichten bei der Abwehr und Gel- tendmachung von Ansprüchen im Zusammenhang mit Compliance- Verstößen.

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58 SPECIAL OUTSOURCING LOHN+GEHALT Ausgabe 5/2026 HR-Outsourcing + Entgeltabrechnung abresa GmbH Herr Rainer Geiben Katharina-Paulus-Straße 8 65824 Schwalbach am Taunus Tel.: 0 61 96/9 69 58-0 Fax: 0 61 96/9 69 58-1 17 E-Mail: info@abresa.de www.abresa.de Agenda Informationssysteme GmbH & Ko. KG Oberaustraße 14 83026 Rosenheim Tel.: 0 80 31/25 61-4 20 E-Mail: sales@agenda-software.de agenda.de/bpo Bremer Rechenzentrum GmbH Herr Stephan Flörke Universitätsallee 5 28359 Bremen Tel.: 04 21/2 01 52-34 E-Mail: stephan.floerke@brz.ag www.brz.ag SAP SF Employee Central Payroll, SAP HCM PY, H4S4/ Agenda Personalwesen-Komplettsystem/ Agenda Informationssysteme GmbH BRZ-HR (Paisy)/ BRZ (ADP) SAP SE & Co. KG ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ 200.000 D 1972 16–30 % ✔ 1. Auftragsdatenverarbeitung nur als reine Rechnerleistung (RZ-Verarbeitung), Abrechnungsdaten und -programme werden kundenseitig bereitgestellt 2. Auftragsdatenverarbeitung (Outsourcing) ohne Sachbearbeitung Einsatz von eigener Abrechnungssoftware (Individual-Software) Einsatz von Standard-Softwaresystemen (Bezeichnung/Hersteller der Software) Online-Lösung (Dialog oder Filetransfer) Batchverarbeitung zum Abrechnungstermin komplette EDV-Brutto-/Nettoabrechnung – Stammdatenverwaltung und -pflege (Personaldatendatei) – Zeitwirtschaftsdatenverw., -pflege/Arbeitszeitkonten/Wertguthaben – DEÜV-Meldewesen – Verwendung aller gängigen Tarifverträge – Reisekostenabrechnung – Baulohn – betriebliche Altersversorgung 3. Auftragsdatenverarbeitung im Full service inklusive Sachbearbeitungs funktionen und Betreuungsleistungen. Übernahme von … … Personalsachbearbeitung als externe Personalabteilung inkl. DPA … Bearbeitung transaktionaler Personalprozesse (z.B. Bescheinigungen) … Zeitwirtschaftsfunktionen inkl. Arbeitszeitkontenführung (Zeitwertkonten) … Verfahrenssystemsteuerung der Personal- u. Abrechnungssysteme … Archivfunktionen für Personalabteilung und Entgeltabrechnung … Alterseinkünftegesetz-Alternativen und Abrechnung der Modelle zur bAV … Auslandsabrechnung für Impatriates/Expatriates … Tätigkeiten der Personalbeschaffung/des Bewerbermanagements … Hotline-Tätigkeiten/Personalberatung Sonstiges 4. Wie viele Abrechnungen pro Monat werden von Ihnen durchgeführt? 5. Wo sind Ihre Delivery Center (Abwicklungszentren)? 6. Seit wann gibt es diese Center? 7. Inwieweit sind Sie in der Lage, Auslastungsspitzen abzudecken? Schwankungsbreiten im Verhältnis zum Auftragsvolumen 8. Wie werden die Auslastungsspitzen abgedeckt? – Flexibel einsetzbare eigene Mitarbeiter (Springer) – Zusätzliche Zeitarbeiter Im Fall von Auslastungsspitzen: Mit welchem Vorlauf sind monatliche Bedarfe an den BPO-Provider zu melden? 9. 10. Prüferzugriff auf Outsourcer nach GoBD – auf den digitalen Datenzugriff nach § 147 AO (GoBD) vorbereitet – Ein Testverfahren für die IDEA-Bereitstellungsdatei wurde durchgeführt – Es ist eine Zugriffsberechtigungsfunktion für den Prüfer eingerichtet ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ QS-/Testunterstützung, Keyuser- Ausbildung, Prozess-Stabilisierung >20.000 ausschließlich DE 2004 16–30 % ✔ ✔ unter/– 10 Arbeitstage ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ 3.200 D 2011 ✔ 11 bis 20 Arbeitstage 11 bis 20 Arbeitstage ✔ ✔ ✔ 11. Welchen Status hat Ihr DEÜV-Zulassungsverfahren (nach ITSG-Standard)? 12. Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung: Die Auflagen des § 28 Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten werden im Auftrag gem. DS-GVO erfüllt. Zertifizierung Ihrer Leistungen – Nach ISO 9001:2015 – Nach ISAE 3402 Typ II/SSAE 16 – Die Mitarbeiter sind alga-zertifiziert (zAR). – Sonstige Sie bieten eine ASP-Lösung (webbasiertes Outsourcing) an 13. 14. 15. Welche Unternehmensgrößen stehen bei Ihnen im Vordergrund der Leistungserbringung? 16. Was ist das Mindestauftragsvolumen in FTE? 17. Erbringen Sie vornehmlich Leistungen für bestimmte Branchen? 18. Referenzkunden Laufzeit bis auf Weiteres Laufzeit bis 30.06.2026 jährliche Verlängerung ✔ ✔ IDW PS 951 Personaladministration, Entgeltabrechnung, Arbeitszeit konten/Wertgut haben - füh rung, bAV-Abrechnung 101 bis 10.000 Mitarbeiter unter 10 FTE Produktionsgewerbe, Dienstleistungs - gewerbe, Chemie/Pharma, Logistik und Transport, Telekommunikation, öffentlicher Dienst, Metall/Elektro, Bank, Stahl, Bau auf Anfrage ✔ ITSG-Zertifikat Entgeltabrechnung, Arbeitszeit konten/ Wertgut haben füh rung, bAV-Abrechnung, Archivverwaltung < 100 Mitarbeiter unter 10 FTE ✔ ✔ IDW PS 880, Penetrationstest Personaladministration, Entgeltabrechnung, Arbeitszeit konten/Wertgut haben füh rung, bAV-Abrechnung, Archivverwaltung 101 bis 10.000 Mitarbeiter über 100 FTE Produktionsgewerbe, Dienstleistungs - gewerbe, Chemie/Pharma, Logistik und Transport, Telekommunikation, öffentlicher Dienst, Metall/Elektro, alle Branchen und Tarife (Ausnahme Baulohn) auf Anfrage

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LOHN+GEHALT Ausgabe 5/2026 SPECIAL OUTSOURCING 59 Peras GmbH Herr Mark Manthei Dieselstraße 5 76227 Karlsruhe E-Mail: vertrieb@peras.de https://peras.de/ SD Worx GmbH Frau Marijana Kodzoman Herriotstraße 1 60528 Frankfurt am Main E-Mail: info_de@sdworx.com www.sdworx.com Solvenius GmbH Herr Enrico Quaiser Tränkestraße 5 70597 Stuttgart Tel.: 07 11/78 10-7 19 E-Mail: info@solvenius.de https://solvenius.de SPS Germany GmbH Frau Marianne Gause Am Börstig 5 96052 Bamberg Tel.: 09 51/91 68-2 00 E-Mail: sps.de@spsglobal.com https://www.spsglobal.com/de ✔ ✔ SAP HCM, SAP SuccessFactors einschließlich ACCURAT HCM; fidelis.Personal; SAP Payroll; P&I LogaHR/P&I AG SAP HXM/SuccessFactors; KIDICAP/ SAP Employee Central Payroll (ECP), Loga HR/SAP, P&I ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ LogaHR/SD Worx; SAP; P&I ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ HR-/Payroll-Service Desk, Reporting, Audit Support ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ca. 50.000 D (BW, SA) 2007 16–30 % ✔ SAP; GIP GmbH ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ Stammdatenpflege und Entgeltabrechnung 220.000 KIDICAP und 130.000 SAP DE, A, CH, H 1995 16–30 % ✔ mehr als 210.000 ca. 6 Mio. Abrechnungen pro Monat D 1980 16–30 % ✔ ✔ DE, PL, ES 16–30 % ✔ 1 bis 2 Monate unter/– 10 Arbeitstage unter/– 10 Arbeitstage unter/– 10 Arbeitstage ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ jährlich neu Laufzeit bis Juni 2026 Laufzeit bis 31.10.2026 wird gemäß gesetzl. Vorgaben jährl. erneuert ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ IDW PS 951 Typ 2 ISO 27001; ISAE 3000 (DSGVO); SOC 1/2 ✔ ✔ ✔ C5 ✔ ✔ ✔ ✔ Personaladministration, Entgeltabrechnung, Arbeitszeit konten/Wertguthaben führung, bAV-Abrechnung, Archiv verwaltung, Reisekostenabrechnung 101 bis 1.000 Mitarbeiter unter 10 FTE alle Branchen, branchenneutral Personaladministration, Entgeltabrechnung, Arbeitszeit konten/Wertguthaben führung, Personaladministration, Entgeltabrechnung, Arbeitszeit konten/Wertguthaben führung, Personaladministration, Entgeltabrechnung, Arbeitszeit konten/Wertguthaben führung, bAV-Abrechnung, Archiv verwaltung, bAV-Abrechnung, Archiv verwaltung, bAV-Abrechnung, Archiv verwaltung, Reisekostenabrechnung < 100 bis über 10.000 Mitarbeiter unter 10 FTE branchenübergreifend Reisekostenabrechnung 101 bis über 10.000 Mitarbeiter 51–100 FTE Produktionsgewerbe, Dienstleistungs - gewerbe, Chemie/Pharma, Logistik und Transport, Telekommunikation, öffentlicher Dienst, Metall/Elektro, Reisekostenabrechnung 101 bis über 10.000 Mitarbeiter unter 10 FTE Produktionsgewerbe, Dienstleistungs - gewerbe, Chemie/Pharma, öffentlicher Dienst gern auf Anfrage Referenzkunden auf Anfrage (nach Freigabe) auf Anfrage Sanofi, Thalia, Bethel

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60 SPECIAL OUTSOURCING LOHN+GEHALT Ausgabe 5/2026 Europaweites Payroll-Outsourcing/ Name/Hersteller des Software-Produkts Anzahl Kunden Anzahl Nutzer Im Einsatz seit 1. Umfang BPO-Payroll-Dienstleistungen 1.1 Full-Service Entgeltabrechnung mit Sachbearbeitung – Funktionen (wie Zeiterfassung/-bewertung/-wirtschaft/-konten, operative Funktionen der Abrechnung, Erstellen von Meldungen, Bescheinigungungen für Behörden und Dritte etc.) 1.2 Part-Service Entgeltabrechnung ohne Sachbearbeitung 1.3 ASP-Service Entgeltabrechnung als Internet-Dienstleistung 1.4 Folgende Standardsoftwaresysteme werden im Bereich HR-BPO eingesetzt: PersAdmin Digitale Personalaktenführung Zeitwirtschaft/Arbeitszeitkonten Entgeltabrechnung Benefits Management Reisekostenabrechnung bAV-Abrechnung Archivierung ESS MSS Workflow Archivierung (DMS) 1.4.1 Softwaresysteme/-komponenten sind als integriertes System verfügbar. 1.5 Abrechnungsprozesse sind standardisiert und komplett in der Software enthalten. Wenn nein, individuelles Customizing 2. BPO-Payroll-Dienstleistungen sind ausschließlich für den Standort Deutschland konzipiert und ausgelegt. Wenn nein, Beschränkungen auf EU-Staaten/Nicht-EU-Staaten 3. Wir sind zertifiziert, nach ISO 9001:2015 SAS 70 Typ II SOX 4. Die vereinbarten Serviceleistungen (Service Level Agreements – SLA) werden komplett in Deutschland erbracht. Deutschland (komplett) EU-Staaten (Länderkennzeichen) Nicht-EU-Staaten (Länderkennzeichen) 5. Wie werden die Legal Requirements/Compliance sichergestellt? Fortsetzung nächste Seite SUMMIT IT CONSULT GmbH Frau Andrea Witte Rue de Wattrelos 23 52249 Eschweiler Tel.: 0 24 03/9 61 64-10 E-Mail: a.witte@summit-it-consult.de www.summit-it-consult.de HR Entgelt 1990 ✔ ✔ HR Manager/HR Entgelt HR Manager HR Zeit HR Entgelt HR Manager HR Entgelt HR Manager HR Manager/HR Zeit HR Manager HR Manager HR Manager ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ DSGVO-Vereinbarungen, diverse Zertifikate wie: IDW PS 951, IDW PS 951 Typ II, Geprüfter Auftragsverarbeiter „AUDIT 28“, Software Hosted in Germany

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LOHN+GEHALT Ausgabe 5/2026 SPECIAL OUTSOURCING 61 Nearshoring 6. BPO-Payroll-Dienstleistungen für folgende europäische EU-Staaten/Nicht-EU-Staaten: EU-Staaten (Länderkennzeichen) Nicht-EU-Staaten (Länderkennzeichen) 6.1 Einsatz länderspezifische Zusatzkomponenten über – deutsche Standardsoftware – länderspezifische Softwaresysteme bzw. -komponenten – länderspezifische Sachbearbeitung und Betreuung vor Ort – zentrale Shared-Service-Center-Dienstleistungen in Deutschland Europa (Nearshoring) außereuropäischen Ländern (Offshoring) – zentrale Callcenter-Dienstleistungen in Deutschland Europa (Nearshoring) außereuropäischen Ländern (Offshoring) 6.2 Speicherung der Abrechnungsdaten auf einer zentralen Datenbank in Deutschland in einem europäischen Land außereuropäisch 6.3 In welchem Land wird die zentrale Datenbank gehostet? 7. Welche weiteren europäischen Länder sind für Payroll-Service-Leistungen als BPO-Angebot in Planung? 8. Wie werden Support und Hotline für Länderspezifikas gewährleistet? – zentral in Deutschland – jeweils vor Ort durch beauftragte Fremdfirmen – jeweils vor Ort mit eigenem lokalen Serviceteam/eigener lokalen Tochter gesellschaft – andere Lösung: 9. Wie lange beträgt die Mindestvertragsdauer? 10. Es sind Full-back-Optionen vorhanden. Falls nur für bestimmte Länder, welche? 11. Für alle Länder ist der Implementierungs-Support (Projektdurchführung) sichergestellt. Falls nur für bestimmte Länder, welche? 12. Welche Unternehmensgrößen stehen bei Ihnen im Vordergrund der Leistungserbringung? – kleiner als 1.000 Mitarbeiter – 1.000 bis 10.000 Mitarbeiter – größer als 10.000 Mitarbeiter 13. Was ist das Mindestauftragsvolumen in FTE? – unter 10 FTE – 11–50 FTE – 51–100 FTE – über 100 FTE 14. Erbringen Sie vornehmlich Leistungen für bestimmte Branchen? – Produktionsgewerbe – Dienstleistungsgewerbe – Chemie/Pharma – öffentlicher Dienst – Logistik und Transport – Telekommunikation – Metall/Elektro – Sonstige 15. Referenzkunden 16. Bemerkungen ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ D ✔ 36 Monate ✔ D ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ Paul Bauder, expert, Baby Walz Wir liefern unseren Kunden eine für sie maßgeschneiderte Lösung aus einer Hand seit über 25 Jahren – von der Projek- tierung über die Umsetzung bis hin zum Support. Diese bieten wir unseren Kunden als Outsourcing-Lösung in den folgenden Bereichen an: • Entgeltabrechnung • Personalzeiterfassung • Personalmanagement • Recruiting