LUG 5_2023_Special

EDITORIAL LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2023 Outsourcing Markus Stier, Chefredakteur geht es Ihnen in der letzten Zeit auch so, dass Sie bei den vielen gesetzlichen Regelungen das Gefühl haben, den Überblick zu verlieren? Zusätzlich wird es immer schwieriger, Fachkräfte zu finden und zu binden. Die ständigen Änderungen und der Fachkräftemangel im Bereich der Payroll sind für viele Unternehmen der Grund, über Outsourcing nachzudenken. Aber ist das immer die richtige Lösung? Die Analyse des Ist-Zustands und die Definition des Soll-Zustands sind die ersten und wichtigen Schritte. Allein das Outsourcing ist nicht der Weg in eine bessere Entgeltabrechnung! Aber mit der richtigen Planung, der Definition der Ziele und dem richtigen Partner kann es deutlich zur Verbesserung führen. In vielen Unternehmen fehlt es an Fachkräften, und dies kann schnell teuer werden. Denn schließlich verlangt der Gesetzgeber die Einhaltung der Regeln und das ordnungsgemä- ße Berechnen und Abführen von Steuern und Beiträgen. Doch was, wenn die Payroll im Unternehmen durch zu wenig Fachkräfte Mängel aufweist und das Know-how fehlt. Mit dem richtigen Partner an ihrer Seite kann das Outsourcing für diese Unternehmen die Lösung sein. Denn schließlich ver- fügt der Dienstleister über das nötige Fachwissen und stellt eine professio- nelle Payroll sicher. Die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer werden es danken. In unserem Special zum Thema Outsourcing stellen wir Ihnen Partner aus diesem Bereich vor und blicken auf die aktuellen Entwicklungen bei diesem Thema. Viele Freude bei der Lektüre.

4 4 OUTSOURCING OUTSOURCING LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2023 LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2023 INHALT OUTSOURCING 6 Entgeltabrechnung selbst machen – lohnt sich das? Risiken und Vorteile 8 Payroll-Outsourcing als Antwort auf Herausforderungen Auslagerung Payroll-Outsourcing 10 Global gewachsene Infrastrukturen verwalten 12 SAP HCM Application Management Arbeiten mit Experten SERVICE ANBIETERÜBERSICHTEN 14 Europaweites Payroll-Outsourcing/Nearshoring 16 HR-Outsourcing + Entgeltabrechnung

LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2023 LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2023 OUTSOURCING OUTSOURCING 5 5 IMPRESSUM Chefredaktion: Markus Stier Telefon 02234 98949-30 redaktion-lug(at)datakontext.com Redaktion: Janette Rosenberg (stellvertr. CR) Jürgen Heidenreich (stellvertr. CR) Online-Redaktion: Jessica Herz (Leitung Online) Telefon 02234 98949-80 herz(at)datakontext.com Lisa Bieder Konstantin Falke Silvia Klüglich Janek Mazac Chiara Schönbrunn Verlag: DATAKONTEXT GmbH Augustinusstr. 9d 50226 Frechen-Königsdorf Telefon 02234 98949-0 Fax 02234 98949-32 www.datakontext.com www.lohnundgehalt-magazin.de Vertrieb/Herstellung: Dieter Schulz Telefon 02234 98949-99 dieter.schulz(at)datakontext.com Abo-Service: Verlagsgruppe Hüthig Jehle Rehm GmbH Abonnentenservice: Tel. 089 2183-7110 aboservice(at)hjr-verlag.de Abonnement: Jahresabonnement: 164,00 Euro Einzelheft: 22,00 Euro Jeweils inkl. Versandkosten MwSt. im Preis enthalten Mediaberatung: Petra Priggemeyer Telefon 02234 98949-67 petra.priggemeyer(at) datakontext.com Gestaltung und Satz: M-O-P-S, Kirsten Pfaff kirsten.pfaff(at)posteo.de Druck: Graﬁsches Centrum Cuno GmbH & Co. KG Erscheinungsweise: 8 Ausgaben pro Jahr Erscheinungsweise, Bezugspreise und -bedingungen: Abonnement und Bezugspreis beinhalten die Printausgabe sowie eine Lizenz für das Online-Archiv. Die Bestandteile des Abonnements sind nicht einzeln kündbar. Druckauﬂage: 6.200 Stück 33. Jahrgang 2022 ISSN 0172-9047 Nachdruck: Nachdruck nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Verlages und unter voller Quellen- angabe. Für eingescannte Manu- skripte und Bildmaterialien, die nicht ausdrücklich angefordert wurden, übernimmt der Verlag keine Haf- tung. Der Abonnementspreis wird im Voraus in Rechnung gestellt. Das Abonnement verlängert sich zu den jeweils gültigen Bedingungen um ein Jahr, wenn es nicht mit einer Frist von acht Wochen zum Ende des Bezugszeitraumes gekündigt wird.

6 OUTSOURCING LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2023 Risiken und Vorteile Entgeltabrechnung selbst machen – lohnt sich das? Viele – gerade kleinere und mittlere Unternehmen – fragen sich: Sollen wir die Lohn- und Gehaltsabrechnung unserer Mitarbeitenden selbst machen? Lohnt sich das? Oder sollen wir doch lieber einen externen Profi damit beauftragen? Klar ist: Beide Optionen bieten Vor- und Nachteile. 2. Flexibilität und Individualisierung: Die Inhouse-Lohnabrechnung ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse individuell anzupassen und schnell auf Änderungen zu reagieren. Tarifverträge, betriebli- che Sonderregelungen oder variable Gehaltsbestandteile verwalten Un- ternehmen so effizient in Eigenre- gie. Führt die Personalabteilung die Entgeltabrechnung selbst durch, liegen ihr wichtige Daten zu den Mitarbeitern zudem auswertbar vor. Auf dieser Basis kann sie den Ange- stellten beispielsweise schnell Aus- künfte erteilen, etwa zu Fehlzeiten, oder Bescheinigungen ausstellen. Die Personalabteilung fungiert so als wichtiger Dienstleister im Unter- nehmen. Mitarbeiter bekommen auf ihre Fragen schnell eine Antwort. 3. Kostenkontrolle: Die Kosten für die interne Lohnab- rechnung können unter bestimmten Umständen günstiger sein als die Auslagerung an einen externen Dienstleister. Insbesondere bei einer großen Mitarbeiteranzahl erweist sich eine interne Abrechnungsab- teilung häufig als günstiger: Eine Abrechnungs-Software in Kombina- tion mit einer kompetenten Lohn- kraft verursacht weniger Kosten als Die Entgeltabrechnung im eigenen Unternehmen abwickeln Wer eine Fachkraft für Entgeltab- rechnung gefunden hat, kann sich auf die Schulter klopfen. Denn Ent- geltabrechner gehören mittlerweile zu einer seltenen Spezies. Ihr Beruf ist komplex, es gibt dafür keine spezielle Ausbildung und in Zeiten von Corona sowie Inflation sind Payroll-Spezialisten geplagt mit ständigen gesetzlichen Änderun- gen, die sie korrekt in ihrem Beruf umsetzen müssen. Eine stetige Wei- terbildung ist also das A und O – oft in Eigenregie. Das macht den Beruf für viele unattraktiv. Nachwuchs- kräfte fehlen. Deswegen stellen sich viele Arbeitgeber die Frage: Sollen wir überhaupt nach einer internen Kraft suchen? Oder die Abrechnung lieber gleich an einen externen Profi auslagern? Entgeltabrechnung inhouse erledigen – die Vorteile: 1. Kontrolle und Datenschutz: Mitarbeiterdaten der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind besonders sensibel. Erledigt ein Unternehmen die Abrechnung inhouse, behält es die volle Kontrolle über diese Infor- mationen und schützt die Daten vor dem Zugriff Unbefugter.

LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2023 OUTSOURCING 7 das Outsourcing an einen Steuerbe- rater oder ein externes Lohnbuch- haltungsbüro. Fehler in der Compliance können schwerwiegende Konsequenzen für das Unternehmen nach sich ziehen. Entgeltabrechnung inhouse erledigen – die Nachteile: 1. Fachkompetenz und Qualifikation: Die interne Lohnabrechnung erfor- dert gut ausgebildetes Personal mit fundiertem Fachwissen im Bereich der Entgeltabrechnung. Fehlende Expertise kann zu Fehlern führen, die möglicherweise sowohl das Un- ternehmen als auch die Mitarbeiter finanziell belasten. 2. Zeit- und Ressourcenaufwand: Die interne Lohnabrechnung kann ein zeitaufwendiger Prozess sein, der Ressourcen bindet. Gerade dann, wenn im Unternehmen viele Spe- zialfälle in der Entgeltabrechnung anfallen. Dies kann zu Engpässen führen und die Effizienz der Perso- nalabteilung und letztendlich des gesamten Unternehmens beein- trächtigen. 3. Gesetzliche Compliance: Das deutsche Lohnabrechnungs- system unterliegt einer Vielzahl von Gesetzen, Bestimmungen und steuerlichen Vorschriften, die regel- mäßige Aktualisierungen erfordern. Fazit: Ob es sich lohnt, die Lohnab- rechnung selbst zu machen, hängt also häufig von der Größe des Unternehmens und dem vorhandenen Fachpersonal ab. Stellt sich umgekehrt die Frage – wann lohnt sich ein Outsourcing? Welche Vor- und Nachteile gibt es hier? Entgeltabrechnung auslagern – die Vorteile: 1. Spezialisiertes Fachwissen: Externe Dienstleister sind auf die Lohnabrechnung spezialisiert und verfügen über das notwendige Know-how, um komplexe Abrech- nungsfälle zu bewältigen. Dadurch reduzieren Unternehmen die Fehleranfälligkeit und erhöhen die Genauigkeit der Abrechnungen. 2. Zeitersparnis: Die Auslagerung der Lohnabrech- nung ermöglicht es dem internen Personal, sich auf seine Kernkompe- tenzen zu konzentrieren. 3. Rechtssicherheit und Compliance: Externe Dienstleister sind in der Regel auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Vorschriften und sor- gen dafür, dass die Lohnabrechnung den aktuellen rechtlichen Anforde- rungen entspricht. Entgeltabrechnung auslagern – die Nachteile: 1. Datensicherheit: Wie bereits eingangs beschrieben: Die Weitergabe von Mitarbeiterda- ten an einen externen Dienstleister birgt immer ein gewisses Risiko für Datenschutzverletzungen. Es ist wichtig, sorgfältig zu prüfen, ob der Dienstleister angemessene Sicher- heitsvorkehrungen trifft. 2. Abhängigkeit vom Dienstleister: Ein Unternehmen, das die Lohnab- rechnung auslagert, ist in gewisser Weise von seinem Dienstleister abhängig. Probleme oder Verzöge- rungen beim Dienstleister wirken sich negativ auf die Mitarbeiterzu- friedenheit aus. Drum prüfe, wer sich ewig bindet Die Entscheidung, die Lohnabrech- nung inhouse durchzuführen oder auszulagern, hängt von den individu- ellen Bedürfnissen und Möglichkeiten eines Unternehmens ab. Eine sorgfäl- tige Analyse der Vor- und Nachteile ist entscheidend, um die richtige Wahl zu treffen. Während die interne Lohn- abrechnung Vorteile in Bezug auf Kontrolle und Flexibilität bietet, kann die Auslagerung die Spezialisierung und Effizienz erhöhen. Eine sinn- volle Alternative kann eine hybride Lösung sein, bei der das Unterneh- men bestimmte Teile der Abrechnung intern erledigt und andere ausgela- gert. Letztendlich sollte das Ziel sein, eine reibungslose, rechtssichere und kosteneffiziente Lohnabrechnung zu gewährleisten, die die Mitarbeiter- zufriedenheit und das Wachstum des Unternehmens unterstützt. n Foto: megaﬂopp/stock.adobe.com Philipp R. Kinzel

8 OUTSOURCING LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2023 Auslagerung Payroll-Outsourcing als Ant- wort auf Herausforderungen Die Inhouse-Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung zählt zu den an- spruchsvollsten Aufgaben in Unternehmen. Viele Unternehmen wagen den Schritt und lagern ihre Payroll aus. Das hat viele Vorteile. D ie Lohnabrechnung ist Monat für Monat eine He- rausforderung: Sie erfordert Kenntnisse aus den verschiedensten Bereichen, etwa Arbeitsrecht, Steuer- recht und Sozialversicherungsrecht. Hinzu kommt, dass die sich häufig ändernden Gesetzgebungen regel- mäßige Schulungen notwendig ma- chen. Wie kompliziert es sein kann, zeigt das jüngste Beispiel Kurzarbei- tergeld, welches die Fachabteilungen etlicher Betriebe während der Coro- na-Pandemie vor enorme Herausfor- derungen gestellt hat. Foto: STUDIO GRAND WEB/stock.adobe.com Komplexität, Zeitaufwand und Fachkräftemangel Nicht zu unterschätzen sind auch die zeitlichen Ressourcen, die die Abwicklung der Lohnabrechnung für sich beansprucht: Payroll ist im- mens aufwendig. Denn es gibt eine Vielzahl an Faktoren, die eine Lohn- abrechnung beeinflussen können. An dieser Stelle können etwa Ver- änderungen im Bereich Personal, Mitarbeiterausfälle wegen Krank- heit und Abwesenheiten wegen Urlaub oder Überstunden beispiel- haft aufgelistet werden. Kommt es im Lohnbüro während des Abwick- lungsstresses zum Personalausfall, ist Chaos schnell vorprogrammiert. Insbesondere der Fehlerteufel kann für Unternehmen schnell teuer werden. Nachzahlungen, Bußgelder oder sogar rechtliche Konsequenzen können drohen. Darüber hinaus macht auch der Fachkräftemangel vor dem Lohn- büro nicht Halt. Der Nachwuchs für den Beruf des Lohnbuchhalters steht bei den Unternehmen längst nicht mehr Schlange. Payroll-Outsourcing als Antwort auf Heraus- forderungen Vor diesem Hintergrund erwägen immer mehr Unternehmen das so- genannte Payroll-Outsourcing (auch bekannt als „Payroll as a Service“). Gemeint ist die Auslagerung der Ge- haltsabrechnung an einen externen Dienstleister. Entscheiden sich Un- ternehmen für diesen Service, dann übernimmt der Dienstleister die gesamte Abwicklung der Lohnab- rechnung einschließlich der Einhal- tung sämtlicher Vorschriften – oder aber der Dienstleister übernimmt, abhängig von den spezifischen Wünschen des Unternehmens, nur einzelne Teilbereiche der Lohnab- rechnung. Das Payroll-Outsourcing bietet Unternehmen dabei zahlreiche Vorteile: Mit dem Auslagern ihrer Lohnabrechnung sparen Unterneh- men in der Regel mehr Kosten ein, als wenn sie diese intern von ihren Mitarbeitern abwickeln lassen. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Einsparungen bei den Gehältern für entsprechendes Fachpersonal sowie Einsparungen bei den Kosten für regelmäßige Weiterbildungen. Die Kosten-Einsparungen, die durch die Auslagerung der Gehaltsabrechnung erreicht werden, gehen dabei gleich- zeitig einher mit Einsparungen im Hinblick auf zeitliche Ressourcen. Unternehmen können ihre Energien effektiver nutzen und diese etwa auf strategische Aufgaben ausrichten. Genauigkeit, Flexibilität und Sicherheit Neben der Kosteneffizienz und der Zeitersparnis bietet die Auslagerung

LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2023 OUTSOURCING 9 Foto: momius/stock.adobe.com der Payroll noch einen weiteren si- gnifikanten Vorteil: die Genauigkeit. Payroll-Dienstleister sind Exper- ten auf ihrem Gebiet. Sie verfügen sowohl über die aktuellste Software als auch über das notwendige Wis- sen und die notwendige Erfahrung. Sie kennen die neuesten Regeln und Gesetze dabei stets genau und kön- nen auf diese Weise bei der Gehalts- abrechnung eine große Genauigkeit für ihre Kunden gewährleisten. Zusätzlich zur Genauigkeit er- weitern zwei weitere wichti- ge Vorteile die Attraktivität des Payroll-Outsourcings: Flexibilität und Sicherheit. Einerseits pro- fitieren Unternehmen, die ihre Payroll auslagern, davon, dass die Dienstleister ihre spezifischen Bedürfnisse mit flexiblen Lösun- gen abzubilden wissen. So kann die Payroll etwa vollständig ausgelagert werden, oder es können – wenn ge- wünscht – lediglich Einzelaufgaben übernommen werden. Andererseits stellen Payroll-Dienstleister durch ihre Systeme stets den Datenschutz sicher. Im Hinblick auf die sensiblen Daten der Gehaltsabrechnung ist das von entscheidender Bedeutung. Befürchtungen, dass mit dem Outsourcen der Payroll ein Kontroll- verlust für Unternehmen einher- geht, können ausgeräumt werden. Denn: Nutzern des Services wird von zahlreichen Outsourcing-An- bietern die Möglichkeit des Dash- boardings geboten, sodass relevante Daten und Informationen jederzeit eingesehen werden können, obwohl die Abrechnung nicht selbst durch- geführt wird. Fokus auf strategische Themen Insgesamt stellt sich das Pay- roll-Outsourcing als attraktive Alternative für Unternehmen dar, die künftig auf eine Inhouse-Ab- wicklung verzichten möchten. Der Mehrwert speist sich dabei vor al- lem aus der Tatsache, dass wichtige Ressourcen eingespart werden, die etwa für den strategischen Fokus des Unternehmens verwendet wer- den können. Gleichzeitig gewähr- leisten Unternehmen eine sichere, pünktliche und gesetzeskonforme Lohnabrechnung für ihre Mitarbei- ter. n CSS AG, Die Software-Experten

10 OUTSOURCING LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2023 Payroll-Outsourcing Global gewachsene Infrastrukturen verwalten Laut dem aktuellen Global Payroll Complexity Index von Alight hat Deutschland nach Frankreich das zweitkomplexeste Gehaltsabrechnungssystem der Welt. Das stellt vor allem jene Unternehmen vor große Herausforderungen, die globale Teams beschäftigen und ihre Payroll international outsourcen. Sie sind gefordert, geeignete Anbieter zu suchen, die Rechtssicherheit für alle beteiligten Länder ge- währleisten können. Auf folgende Aspekte kommt es dabei an. E s sind vor allem die hohe Anzahl an Pflichtabzügen, die unterschiedliche Lohn- und Gehaltshäufigkeit von Angestellten und Arbeitern sowie die Anzahl der für die Verarbeitung erforderlichen Datenfelder, die laut Alight-Re- port die Payroll in Deutschland so kompliziert machen. Dieses hohe Maß an Komplexität bedeutet, dass Lohnbuchhaltungsteams sicherstel- len müssen, dass sie ihre Prozesse permanent so anpassen, dass sie den relevanten Gesetzen und Vor- schriften entsprechen. Auch beim Outsourcing gilt das, und es wird umso schwieriger, als dass interna- tionale Outsourcing-Anbieter dies in Echtzeit zu einer Fülle anderer Vorschriften aus diversen anderen Ländern verfolgen und anpassen müssen. Das stellt jene vor Herausforderun- gen und die Payroll vor die Aufgabe, ihre Ergebnisse zu überwachen, da sie letztlich die Verantwortung für die Rechtssicherheit der Abrechnung trägt. Dass selbst die Anbieter nicht alles im Alleingang lösen können, zeigt das Beispiel Workday. Das Un- ternehmen hat zuletzt im Rahmen einer strategischen Partnerschaft die Technologieplattform von Alight für Employee Experience und Work- day Human Capital Management (HCM) in einer zentralen, digitalen Plattform zusammengeführt. Mehr Analyse- und KI-Funktionen Laut dem Global Payroll Complexity Index (GPCI) 2023 von Alight wün- schen sich Unternehmen Zugang zu Analyse- und KI-Funktionen (KI = künstliche Intelligenz), die Anomali- en, Ausreißer oder Abweichungen in ihrer Gehaltsabrechnung aufdecken können. Es gibt auch eine wachsen- de Nachfrage nach Einblicken in die Gehaltsabrechnungsdaten. So ist beispielsweise die Lohngleichheit zu einer Standardberichtspflicht im Rahmen der ESG-Kommunikation (ESG = Environmental, Social and Governance) geworden. „Vor diesem Hintergrund sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihr Partner für die Payroll in innovative Technologielösungen investiert und diese implementiert, die Analytik- und KI-Funktionen nutzen, um den Lohn- und Gehaltsabrechnungspro- zess zu automatisieren und zu rati- onalisieren und so das Fehlerrisiko Foto: ipopba/stock.adobe.com

LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2023 OUTSOURCING 11 Foto: elenabsl/stock.adobe.com soll es etwa bei Remote in Zukunft möglich sein, Gehaltsabrechnungen auf Grundlage von Echtzeitdaten zu berechnen. Transparenz-Hinweis Warum Workday und Remote? Unsere Autorin hat anhand der Forbes-Liste die besten Anbieter für Payroll-Outsourcing 2023 kontak- tiert, sofern diese über eine Pres- se-E-Mail-Adresse verfügten. Geant- wortet haben lediglich Workday und Remote. Aufgrund der allgemeingül- tigen Aspekte zur Thematik, die sich nicht auf bestimmte Produkt-Spe- zifika beziehen, gehen wir davon aus, dass die Aussagen der beiden Anbieter für die gesamte Branche ein Stimmungsbild abgeben können. n Alexandra Buba, M. A., Wirtschaftsredakteurin zu verringern und die Effizienz zu steigern“, erklärt Rich Bye, VP Work- force & Pay Strategy & International Growth bei Workday. Die Payroll werde oft unterschätzt, sei aber ein wichtiger Bestandteil der Unterneh- mensfunktion. Die Basis muss stimmen Bereits ganz zu Beginn des Outsour- cings sollten Unternehmen genau hinsehen, ob tatsächlich jedes Land bedient wird, in dem Mitarbeitende tätig sind. „Außerdem sollten sie prüfen, ob Abrechnungen nicht vom Employer of Record selbst, sondern von einem weiteren Drittanbieter durchgeführt werden“, erklärt Mar- celo Lebre, Präsident und Mitgrün- der des Anbieters Remote. Beides könne bei der effizienten Verwal- tung globaler Teams ansonsten zum Problem werden. Normalerweise dauere es etwa sechs Monate, bis ein neues Land bedient werden könne. Ein derar- tiger Vorlauf ist freilich für Pay- roller wenig attraktiv, die Umset- zung muss in der Praxis deutlich schneller gehen. „Es ist uns jüngst gelungen, vier Länder in nur drei Monaten erfolgreich zu integrieren. Dazu gehörten sowohl die Rekru- tierung, die Auswahl passender Lieferanten als auch die Migration der Daten und aller parallel laufen- den Prozesse“, erklärt Lebre. 16 verschiedene Systeme im Einsatz Im Durchschnitt würden Unter- nehmen heute 16 HR-Systeme verwenden, um den gesamten HR Lifecycle zu verwalten, so Lebre. Oft beziehen diese sich allerdings nur auf die Teams im Heimatland. Alle, die außerhalb der Landesgrenzen arbeiten, bleiben außen vor. Diese zu integrieren, sei aber durchaus bereits möglich, wenngleich viele Unternehmen derzeit aus Sorge vor hohen Kosten und unübersehbaren Risiken diesen Schritt noch nicht gehen würden. Künftig wird dies aber unausweich- lich werden, denn die Komplexität wächst nicht nur durch eine immer stärker global agierende Wirtschaft, sondern auch durch die individuelle Flexibilität der Mitarbeitenden in den einzelnen Ländern. Darauf wer- den auch die Anbieter reagieren. So

12 OUTSOURCING LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2023 Foto: Gorodenkoff/stock.adobe.com Arbeiten mit Experten SAP HCM Application Management Oder: Wie man in den Wald hineinruft, so wird es teuer und ineffizient. Für ihre Payroll setzen alle Un- ternehmen IT-Systeme ein, sei es im Eigenbetrieb, sei es beim Outsourcer oder Steuerberater. Niemand rechnet mehr per Hand. Damit spannt sich eine Dimension des benötigten Know-hows vom Steuerberater bis zum Program- mierer. Und in der Tagesarbeit vom Entgelt-Sachbearbeiter zum SAP-HCM-Systembetreuer. Häuﬁ- ger noch als die Abrechnung selbst ist der für das Abrechnungssystem zuständige HCM-Berater ein Kolle- ge von „außer Haus“. Jetzt kommt es darauf an, dass man sich versteht. Dass SAP-Berater eine ganz eigene Sprache sprechen, ist eine alte Wahrheit. Früher persi- flierte man das mit einem Meme des Fremdsprachen-Wörterbuchs „SAP-Deutsch, Deutsch-SAP“ aus dem Langenscheidt-Verlag. Nur gute Berater übersetzen ihre Rückmel- dung in allgemein verständliche Sprache. Aber das beruht auf Gegen- seitigkeit: Auch Payroll-Deutsch ist häufig übersetzungsbedürftig. Es braucht also etwas Übung im Um- gang miteinander. Vor allen Dingen: Eine wie ge- schmiert laufende Kommunikation spart erheblich Kosten in Euro und Cent, aber vereinfacht auch inner- betrieblich die Kommunikation, z. B. im Zusammenhang mit aufgetre- tenen Fehlern, Verzögerungen oder zur Begründung von Sonderauf- wand bei Ausnahmen etc. Wichtig ist zu wissen, welche Themen an die System-Betreuung adressiert werden: Weder Buchhal- tung noch IT lösen betriebswirt- schaftliche, betriebspolitische oder

LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2023 OUTSOURCING 13 betriebskommunikative Probleme. Die Situation fachlicher Ungewiss- heit sollte adressiert werden. Die braucht auf der Gegenseite keinen Systemingenieur, sondern einen Fachprofi. Das ist keine Anforderung an ein Application Management. Wird dies dort adressiert, ist ein Scheitern vorprogrammiert. Grundlegend ist auch, dass niemand dem Missverständnis aufsitzt, der (externe) Berater sei für die Qualität des Systems verantwortlich. Payroll ist Buchhaltung; das System gehört dazu. Und für die Buchhaltung ist das Unternehmen selbst zuständig. Ohne Diskussion und ohne Zweifel. Wenn Sie das nicht glauben, fragen Sie bitte bei nächster Gelegenheit Ihren Steuerprüfer. Daraus leitet sich sofort ab, dass die Fachabteilung gut beraten ist, die Qualität des Systems selbst beur- teilen zu können – nicht im Detail, aber doch im Großen und Ganzen. Und daraus leitet sich auch ab, dass die Fachabteilung den Berater führt. Dass von einem guten Berater zu er- warten ist, dass er die gesetzliche Ak- tualisierung des Systems organisiert und dass diese termingerecht von- stattengeht, ist selbstverständlich. Jahreswechsel und Patch-Einspielun- gen gehören in einen Wartungsplan, in den auch die Fachabteilung mit einbezogen ist, z. B. mit einer all- gemein höheren Prüfleistung beim nächsten Abrechnungslauf. Führungsaufgabe ist auch die Übersicht über die anstehenden System-Aufgaben und ihre Priori- sierung bezüglich des anstehenden Abrechnungslaufs. Wichtig ist hier zudem, dass nicht mehrere Kollegen der Fachabteilung unkoordiniert den Berater ansprechen und sich zu dem Thema äußern (häufiges Problem z. B. bei der Nutzung von Ticketsystemen!), sondern dass dies koordiniert geschieht – auch über Modulgrenzen hinweg. Zeitwirt- schaftsanfragen haben oft auch Auswirkungen in der Payroll. Ist dies erreicht, erfolgt die Abar- beitung der Einzelaufgaben in der Tagesarbeit. Hier ist dann vor allen Dingen Präzision im Detail gefragt, sei es bei der Beschreibung von neuen Anforderungen oder bei der Meldung von Fehlverarbeitungen. Wichtig zu wissen und zu sagen ist, was genau erreicht werden soll. Je weniger Rückfragen der Berater hat, desto effizienter ist seine Arbeit. Und desto kostengünstiger und ge- nauer ist sie auch. Verzeihen Sie mir das Wort: „Ticketqualifizierung“ ist der Schlüssel. Der Berater muss die Fehlverar- beitung ohne Aufwand finden und den Fehler nachstellen können. Die Aussage „Die ganze Abrechnung ist falsch!“ hilft nicht weiter und provo- ziert nur die Frage: „Was genau ist denn falsch?“ Unabdingbar sind die Angaben von Personalnummer, Abrechnungsmo- nat und Lohnart (in der Zeitwirt- schaft: Abrechnungstag und Zeitart). Unabdingbar ist die Bezeichnung des Fehlers („Das System errechnet den Betrag von xy. Das ist falsch.“). Unabdingbar ist auch die Benen- nung des erwarteten korrekten Er- gebnisses („Richtig wäre der Betrag von yz.“). Arbeitet der Berater aus Datenschutzgründen nicht auf dem Produktivsystem, sollte ihm eine datenschutzkonforme Personal- nummernkopie auf dem Test- oder Entwicklungssystem bereitgestellt werden. Unabdingbar ist auch die Einschät- zung, ob nur sehr wenige Abrech- nungsfälle betroffen sind oder eine größere Gesamtheit – vielleicht sogar wirklich alle. Hier definiert sich die Priorität der notwendigen Korrektur, aber auch die Herangehensweise des Beraters. Für Einzelfälle sucht er vielleicht einen Work around, für sys- tematische Fälle sucht er in Custo- mizing und Programmierung. Ggf. schaltet er sofort weitere Kollegen mit ein, damit im Team eine gute Lösung gefunden wird. Zentral auch: Wenn Sie von Ihrem Systembetreuer wegen der Wich- tigkeit eines Themas eine schnelle Reaktionszeit erwarten, so hilft es dem Gesamten, wenn auch Sie diese Reaktionszeiten bei Rückfragen einhalten. Liegen diese Informationen dem Be- rater ohne Rückfragenotwendigkeit vor, minimiert sich der Lösungsauf- wand, verkürzt sich die Zeit bis zur Lösungsbereitstellung, verringert sich auch die Zahl der Rückfragen (= Störungen) in der Fachabteilung. Die Systemleistung wird präziser, weniger fehleranfällig. Der Support wird billiger. Und am Ende: Auch der Berater arbeitet lieber – und damit besser – für Sie. n Rainer Geiben, Mitgründer und Mitinhaber der abresa GmbH

14 SERVICE LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2023 Europaweites Payroll-Outsourcing/ Name/Hersteller des Software-Produkts Anzahl Kunden Anzahl Nutzer Im Einsatz seit 1. Umfang BPO-Payroll-Dienstleistungen 1.1 Full-Service Entgeltabrechnung mit Sachbearbeitung – Funktionen (wie Zeiterfassung/-bewertung/-wirtschaft/-konten, operative Funktionen der Abrechnung, Erstellen von Meldungen, Bescheinigungungen für Behörden und Dritte etc.) 1.2 Part-Service Entgeltabrechnung ohne Sachbearbeitung 1.3 ASP-Service Entgeltabrechnung als Internet-Dienstleistung 1.4 Folgende Standardsoftwaresysteme werden im Bereich HR-BPO eingesetzt: PersAdmin Digitale Personalaktenführung Zeitwirtschaft/Arbeitszeitkonten Entgeltabrechnung Benefits Management Reisekostenabrechnung bAV-Abrechnung Archivierung ESS MSS Workflow Archivierung (DMS) 1.4.1 Softwaresysteme/-komponenten sind als integriertes System verfügbar. 1.5 Abrechnungsprozesse sind standardisiert und komplett in der Software enthalten. Wenn nein, individuelles Customizing 2. BPO-Payroll-Dienstleistungen sind ausschließlich für den Standort Deutschland konzipiert und ausgelegt. Wenn nein, Beschränkungen auf EU-Staaten/Nicht-EU-Staaten 3. Wir sind zertifiziert, nach ISO 9001:2015 SAS 70 Typ II SOX 4. Die vereinbarten Serviceleistungen (Service Level Agreements – SLA) werden komplett in Deutschland erbracht. Deutschland (komplett) EU-Staaten (Länderkennzeichen) Nicht-EU-Staaten (Länderkennzeichen) 5. Wie werden die Legal Requirements/Compliance sichergestellt? Fortsetzung nächste Seite SD Worx GmbH Frau Anna Struwe Im Gefierth 13c 63303 Dreieich Tel.: 0 61 03/38 07-0 E-Mail: info_de@sdworx.com www.sdworx.de SUMMIT IT CONSULT GmbH Frau Andrea Witte Rue de Wattrelos 23 52249 Eschweiler Tel.: 0 24 03/9 61 64-10 Fax: 0 24 03/9 61 64-75 E-Mail: a.witte@summit-it-consult.de www.summit-it-consult.de ACCURAT HCM, fidelis.Personal, SAP/SuccessFactors, HR Entgelt LOGA/SD Worx, SAP AG, P&I AG 1.500 mehr als 120.000 1998 ✔ ✔ ✔ ACCURAT HCM, fidelis.Personal, SuccessFactors, SAP ACCURAT HCM, fidelis.Personal HCM, UKG SAP HCM, LOGA, ATOSS, SD Worx WFM ACCURAT HCM, fidelis.Personal, LOGA, SucessFactors SuccessFactors SAP, LOGA, fidelis.Personal ACCURAT HCM, SAP, LOGA ACCURAT HCM, fidelis.Personal, SAP, aconso, BEGIS ACCURAT HCM, fidelis.Personal, SAP, LOGA, SuccessFactors ACCURAT HCM, fidelis.Personal, SAP, LOGA, SuccessFactors ACCURAT HCM, fidelis.Personal, SAP, LOGA, SuccessFactors ACCURAT HCM, fidelis.Personal, UKG HR Manager/HR Entgelt HR Manager HR Zeit HR Entgelt HR Manager HR Reisekosten HR Entgelt HR Manager HR Manager/HR Zeit HR Manager HR Manager HR Manager ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ BE, DE 1990 ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ eigene Tax & Legal-Abteilung und lokale Fachanwälte DS-GVO-Vereinbarungen, diverse Zertifikate wie: IDW PS 951, IDW PS 951 Typ II, ISAE 3402, Geprüfter Auftragsverarbeiter „AUDIT 28“, Software Hosted in Germany

LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2023 SERVICE 15 Nearshoring 6. BPO-Payroll-Dienstleistungen für folgende europäische EU-Staaten/Nicht-EU-Staaten: EU-Staaten (Länderkennzeichen) Nicht-EU-Staaten (Länderkennzeichen) 6.1 Einsatz länderspezifische Zusatzkomponenten über – deutsche Standardsoftware – länderspezifische Softwaresysteme bzw. -komponenten – länderspezifische Sachbearbeitung und Betreuung vor Ort – zentrale Shared-Service-Center-Dienstleistungen in Deutschland Europa (Nearshoring) außereuropäischen Ländern (Offshoring) – zentrale Callcenter-Dienstleistungen in Deutschland Europa (Nearshoring) außereuropäischen Ländern (Offshoring) 6.2 Speicherung der Abrechnungsdaten auf einer zentralen Datenbank in Deutschland in einem europäischen Land außereuropäisch 6.3 In welchem Land wird die zentrale Datenbank gehostet? 7. Welche weiteren europäischen Länder sind für Payroll-Service-Leistungen als BPO-Angebot in Planung? 8. Wie werden Support und Hotline für Länderspezifikas gewährleistet? – zentral in Deutschland – jeweils vor Ort durch beauftragte Fremdfirmen – jeweils vor Ort mit eigenem lokalen Serviceteam/eigener lokalen Tochter gesellschaft – andere Lösung: 9. Wie lange beträgt die Mindestvertragsdauer? 10. Es sind Full-back-Optionen vorhanden. Falls nur für bestimmte Länder, welche? 11. Für alle Länder ist der Implementierungs-Support (Projektdurchführung) sichergestellt. Falls nur für bestimmte Länder, welche? 12. Welche Unternehmensgrößen stehen bei Ihnen im Vordergrund der Leistungserbringung? – kleiner als 1.000 Mitarbeiter – 1.000 bis 10.000 Mitarbeiter – größer als 10.000 Mitarbeiter 13. Was ist das Mindestauftragsvolumen in FTE? – unter 10 FTE – 11–50 FTE – 51–100 FTE – über 100 FTE 14. Erbringen Sie vornehmlich Leistungen für bestimmte Branchen? – Produktionsgewerbe – Dienstleistungsgewerbe – Chemie/Pharma – öffentlicher Dienst – Logistik und Transport – Telekommunikation – Metall/Elektro – Sonstige 15. Referenzkunden 16. Bemerkungen in 31 EU-Ländern ASIAPAC, USA und Kanda ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ A, B, D, CH, PL, ES, IT je nach Software ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ D ✔ 36 Monate ✔ D ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ auf Anfrage Feinkost Käfer, expert, Baby Walz Wir liefern unseren Kunden eine für sie maßgeschneiderte Lösung aus einer Hand seit über 25 Jahren – von der Projek- tierung über die Umsetzung bis hin zum Support. Diese bieten wir unseren Kunden sowohl als Outsourcing- als auch als Inhouse-Lösung in den folgenden Bereichen an: • Entgeltabrechnung • Personalzeiterfassung • Personalmanagement • Recruiting • Reisekostenabrechnung

16 SERVICE LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2023 HR-Outsourcing + Entgeltabrechnung 1. Auftragsdatenverarbeitung nur als reine Rechnerleistung (RZ-Verarbeitung), Abrechnungsdaten und -programme werden kundenseitig bereitgestellt 2. Auftragsdatenverarbeitung (Outsourcing) ohne Sachbearbeitung Einsatz von eigener Abrechnungssoftware (Individual-Software) Einsatz von Standard-Softwaresystemen (Bezeichnung/Hersteller der Software) Online-Lösung (Dialog oder Filetransfer) Batchverarbeitung zum Abrechnungstermin komplette EDV-Brutto-/Nettoabrechnung – Stammdatenverwaltung und -pflege (Personaldatendatei) – Zeitwirtschaftsdatenverw., -pflege/Arbeitszeitkonten/Wertguthaben – DEÜV-Meldewesen – Verwendung aller gängigen Tarifverträge – Reisekostenabrechnung – Baulohn – betriebliche Altersversorgung 3. Auftragsdatenverarbeitung im Full service inklusive Sachbearbeitungs funktionen und Betreuungsleistungen. Übernahme von … … Personalsachbearbeitung als externe Personalabteilung inkl. DPA … Bearbeitung transaktionaler Personalprozesse (z.B. Bescheinigungen) … Zeitwirtschaftsfunktionen inkl. Arbeitszeitkontenführung (Zeitwertkonten) … Verfahrenssystemsteuerung der Personal- u. Abrechnungssysteme … Archivfunktionen für Personalabteilung und Entgeltabrechnung … Alterseinkünftegesetz-Alternativen und Abrechnung der Modelle zur bAV … Auslandsabrechnung für Impatriates/Expatriates … Tätigkeiten der Personalbeschaffung/des Bewerbermanagements … Hotline-Tätigkeiten/Personalberatung Sonstiges 4. Wie viele Abrechnungen pro Monat werden von Ihnen durchgeführt? 5. Wo sind Ihre Delivery Center (Abwicklungszentren)? 6. Seit wann gibt es diese Center? 7. Inwieweit sind Sie in der Lage, Auslastungsspitzen abzudecken? Schwankungsbreiten im Verhältnis zum Auftragsvolumen 8. Wie werden die Auslastungsspitzen abgedeckt? – Flexibel einsetzbare eigene Mitarbeiter (Springer) – Zusätzliche Zeitarbeiter Im Fall von Auslastungsspitzen: Mit welchem Vorlauf sind monatliche Bedarfe an den BPO-Provider zu melden? 9. 10. Prüferzugriff auf Outsourcer nach GoBD – auf den digitalen Datenzugriff nach § 147 AO (GoBD) vorbereitet – Ein Testverfahren für die IDEA-Bereitstellungsdatei wurde durchgeführt – Es ist eine Zugriffsberechtigungsfunktion für den Prüfer eingerichtet 11. Welchen Status hat Ihr DEÜV-Zulassungsverfahren (nach ITSG-Standard)? 12. Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung: Die Auflagen des § 28 Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten werden im Auftrag gem. DS-GVO erfüllt. Zertifizierung Ihrer Leistungen – Nach ISO 9001:2015 – Nach ISAE 3402 Typ II/SSAE 16 – Die Mitarbeiter sind alga-zertifiziert (zAR). – Sonstige Sie bieten eine ASP-Lösung (webbasiertes Outsourcing) an 13. 14. 15. Welche Unternehmensgrößen stehen bei Ihnen im Vordergrund der Leistungserbringung? 16. Was ist das Mindestauftragsvolumen in FTE? 17. Erbringen Sie vornehmlich Leistungen für bestimmte Branchen? 18. Referenzkunden Bremer Rechenzentrum GmbH Herr Stephan Flörke Universitätsallee 5 28359 Bremen Tel.: 04 21/2 01 52-34 E-Mail: stephan.floerke@brz.ag www.brz.ag CSS AG Friedrich-Dietz-Straße 1 36093 Künzell Tel.: 06 61/93 92-0 E-Mail: info@css.de www.css.de abresa GmbH Herr Rainer Geiben Katharina-Paulus-Straße 8 65824 Schwalbach Tel.: 0 61 96/9 69 58-0 Fax: 0 61 96/9 69 58-1 17 E-Mail: info@abresa.de www.abresa.de SAP SFSF Employee Central Payroll/PY/ SAP SE BRZ-HR (Paisy)/ BRZ (ADP) ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ QS-/Testunterstützung, Keyuser- Ausbildung, Prozess-Stabilisierung >20.000 ausschließlich D 2004 16–30 % ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ca. 200.000 D 1972 16–30 % ✔ ✔ eGECKO/ CSS AG ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ Unser Qualitätsversprechen: eine form- und fristgerechte Abrechnung. 11.000 D 2012 über 30 % ✔ unter/– 10 Arbeitstage 1 bis 2 Monate 11 bis 20 Arbeitstage ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ Laufzeit bis auf Weiteres Laufzeit bis 31. Juli 2024 jährliche Verlängerung ✔ ✔ IDW PS 951 ✔ ✔ IDW PS 880 ✔ Personaladministration, Entgeltabrechnung, Personaladministration, Arbeitszeit konten/Wertgut haben - füh rung, bAV-Abrechnung 101 bis 10.000 Mitarbeiter unter 10 FTE Produktionsgewerbe, Dienstleistungs - gewerbe, Chemie/Pharma, Logistik & Transport, Telekommunikation, öffentlicher Dienst, Metall/Elektro, Bank, Stahl, Bau auf Anfrage Entgeltabrechnung, bAV-Abrechnung, Archivverwaltung 101 bis über 10.000 Mitarbeiter über 100 FTE Produktionsgewerbe, Dienstleistungs - gewerbe, Chemie/Pharma, Logistik & Transport, Telekommunikation, öffentlicher Dienst, Metall/Elektro, alle Branchen und Tarife (Ausnahme Baulohn) diverse, auf Anfrage Personaladministration, Entgelt abrechnung, Arbeitszeit konten/Wertgut haben füh rung, bAV-Abrechnung, Archiv verwaltung, Reisekostenabrechnung 101 bis 1.000 Mitarbeiter 51–100 FTE Produktionsgewerbe, Dienstleistungs - gewerbe, Chemie/Pharma, Logistik & Transport, Telekommunikation, öffentlicher Dienst, Metall/Elektro auf Anfrage

LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2023 SERVICE 17 HR-Outsourcing + Entgeltabrechnung 1. Auftragsdatenverarbeitung nur als reine Rechnerleistung (RZ-Verarbeitung), Abrechnungsdaten und -programme werden kundenseitig bereitgestellt 2. Auftragsdatenverarbeitung (Outsourcing) ohne Sachbearbeitung Einsatz von eigener Abrechnungssoftware (Individual-Software) Einsatz von Standard-Softwaresystemen (Bezeichnung/Hersteller der Software) Online-Lösung (Dialog oder Filetransfer) Batchverarbeitung zum Abrechnungstermin komplette EDV-Brutto-/Nettoabrechnung – Stammdatenverwaltung und -pflege (Personaldatendatei) – Zeitwirtschaftsdatenverw., -pflege/Arbeitszeitkonten/Wertguthaben – DEÜV-Meldewesen – Verwendung aller gängigen Tarifverträge – Reisekostenabrechnung – Baulohn – betriebliche Altersversorgung 3. Auftragsdatenverarbeitung im Full service inklusive Sachbearbeitungs funktionen und Betreuungsleistungen. Übernahme von … … Personalsachbearbeitung als externe Personalabteilung inkl. DPA … Bearbeitung transaktionaler Personalprozesse (z.B. Bescheinigungen) … Zeitwirtschaftsfunktionen inkl. Arbeitszeitkontenführung (Zeitwertkonten) … Verfahrenssystemsteuerung der Personal- u. Abrechnungssysteme … Archivfunktionen für Personalabteilung und Entgeltabrechnung … Alterseinkünftegesetz-Alternativen und Abrechnung der Modelle zur bAV … Auslandsabrechnung für Impatriates/Expatriates … Tätigkeiten der Personalbeschaffung/des Bewerbermanagements … Hotline-Tätigkeiten/Personalberatung Sonstiges 4. Wie viele Abrechnungen pro Monat werden von Ihnen durchgeführt? 5. Wo sind Ihre Delivery Center (Abwicklungszentren)? 6. Seit wann gibt es diese Center? 7. Inwieweit sind Sie in der Lage, Auslastungsspitzen abzudecken? Schwankungsbreiten im Verhältnis zum Auftragsvolumen 8. Wie werden die Auslastungsspitzen abgedeckt? – Flexibel einsetzbare eigene Mitarbeiter (Springer) – Zusätzliche Zeitarbeiter Im Fall von Auslastungsspitzen: Mit welchem Vorlauf sind monatliche Bedarfe an den BPO-Provider zu melden? 9. 10. Prüferzugriff auf Outsourcer nach GoBD – auf den digitalen Datenzugriff nach § 147 AO (GoBD) vorbereitet – Ein Testverfahren für die IDEA-Bereitstellungsdatei wurde durchgeführt – Es ist eine Zugriffsberechtigungsfunktion für den Prüfer eingerichtet 11. Welchen Status hat Ihr DEÜV-Zulassungsverfahren (nach ITSG-Standard)? 12. Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung: Die Auflagen des § 28 Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten werden im Auftrag gem. DS-GVO erfüllt. Zertifizierung Ihrer Leistungen – Nach ISO 9001:2015 – Nach ISAE 3402 Typ II/SSAE 16 – Die Mitarbeiter sind alga-zertifiziert (zAR). – Sonstige Sie bieten eine ASP-Lösung (webbasiertes Outsourcing) an 13. 14. 15. Welche Unternehmensgrößen stehen bei Ihnen im Vordergrund der Leistungserbringung? 16. Was ist das Mindestauftragsvolumen in FTE? 17. Erbringen Sie vornehmlich Leistungen für bestimmte Branchen? 18. Referenzkunden GIP GmbH Produktservice Strahlenbergerstraße 112 63067 Offenbach am Main Tel.: 0 69/6 19 97-1 30 E-Mail: gip@gipmbh.de www.gipmbh.de OEDIV Oetker Daten- und Informationsverarbeitung KG Herr Lars Günzel Bechterdisser Straße 10 33719 Bielefeld Tel.: 05 21/2 60 50-1 70 E-Mail: lars.guenzel@oediv.de www.oediv.de Peras GmbH Herr Clemens Hennige Dieselstraße 5 76227 Karlsruhe Tel.: 07 21/62 73 78-7 00 Fax: 07 21/62 73 78-7 41 E-Mail: vertrieb@peras.de www.peras.de ✔ KIDICAP/ GIP GmbH ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ über 2.000.000 D 1990 über 30 % ✔ ✔ PAISY ADP, SAP HXM/ S4H4, LOGA PAISY, SAP HCM/ADP, SAP ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ 241.000 D 1984 16–30 % ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ mehr als 210.000 D 1980 16–30 % ✔ ✔ unter/bis 10 Arbeitstage unter 10 Arbeitstage 1 bis 2 Monate ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ Laufzeit bis 31. Dezember 2023 jährlich neu jährlich neu ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ Gutachterausschuss der EKD, IDW PS 880, Schulungen auf den Softwareprodukten, ISO/IEC 27001:2013 jährliche Schulung der Mitarbeiter IDW PS 951 Typ 2 Personaladministration, Entgeltabrechnung, Arbeitszeit konten/Wertguthaben führung, Personaladministration, Entgeltabrechnung, Arbeitszeit konten/Wertguthaben führung, Personaladministration, Entgeltabrechnung, Arbeitszeit konten/Wertguthaben führung, bAV-Abrechnung, Archiv verwaltung, bAV-Abrechnung, Archiv verwaltung, bAV-Abrechnung, Archiv verwaltung, Reisekostenabrechnung Reisekostenabrechnung < 100 bis über 10.000 Mitarbeiter < 100 bis über 10.000 Mitarbeiter Reisekostenabrechnung 101 bis über 10.000 Mitarbeiter unter 10 FTE öffentlicher Dienst, Gesundheitswesen, Sozialwesen, Kirchen unter 10 FTE Produktionsgewerbe, Dienstleistungs - gewerbe, Logistik & Transport, Telekommunikation, öffentlicher Dienst, Sonstige unter 10 FTE branchenneutral auf Anfrage – siehe auch: www.gipmbh.de/news gern auf Anfrage auf Anfrage

18 SERVICE LOHN+GEHALT special Ausgabe 5/2023 HR-Outsourcing + Entgeltabrechnung 1. Auftragsdatenverarbeitung nur als reine Rechnerleistung (RZ-Verarbeitung), Abrechnungsdaten und -programme werden kundenseitig bereitgestellt 2. Auftragsdatenverarbeitung (Outsourcing) ohne Sachbearbeitung Einsatz von eigener Abrechnungssoftware (Individual-Software) Einsatz von Standard-Softwaresystemen (Bezeichnung/Hersteller der Software) Online-Lösung (Dialog oder Filetransfer) Batchverarbeitung zum Abrechnungstermin komplette EDV-Brutto-/Nettoabrechnung – Stammdatenverwaltung und -pflege (Personaldatendatei) – Zeitwirtschaftsdatenverw., -pflege/Arbeitszeitkonten/Wertguthaben – DEÜV-Meldewesen – Verwendung aller gängigen Tarifverträge – Reisekostenabrechnung – Baulohn – betriebliche Altersversorgung 3. Auftragsdatenverarbeitung im Full service inklusive Sachbearbeitungs funktionen und Betreuungsleistungen. Übernahme von … … Personalsachbearbeitung als externe Personalabteilung inkl. DPA … Bearbeitung transaktionaler Personalprozesse (z.B. Bescheinigungen) … Zeitwirtschaftsfunktionen inkl. Arbeitszeitkontenführung (Zeitwertkonten) … Verfahrenssystemsteuerung der Personal- u. Abrechnungssysteme … Archivfunktionen für Personalabteilung und Entgeltabrechnung … Alterseinkünftegesetz-Alternativen und Abrechnung der Modelle zur bAV … Auslandsabrechnung für Impatriates/Expatriates … Tätigkeiten der Personalbeschaffung/des Bewerbermanagements … Hotline-Tätigkeiten/Personalberatung Sonstiges 4. Wie viele Abrechnungen pro Monat werden von Ihnen durchgeführt? 5. Wo sind Ihre Delivery Center (Abwicklungszentren)? 6. Seit wann gibt es diese Center? 7. Inwieweit sind Sie in der Lage, Auslastungsspitzen abzudecken? Schwankungsbreiten im Verhältnis zum Auftragsvolumen 8. Wie werden die Auslastungsspitzen abgedeckt? – Flexibel einsetzbare eigene Mitarbeiter (Springer) – Zusätzliche Zeitarbeiter Im Fall von Auslastungsspitzen: Mit welchem Vorlauf sind monatliche Bedarfe an den BPO-Provider zu melden? 9. 10. Prüferzugriff auf Outsourcer nach GoBD – auf den digitalen Datenzugriff nach § 147 AO (GoBD) vorbereitet – Ein Testverfahren für die IDEA-Bereitstellungsdatei wurde durchgeführt – Es ist eine Zugriffsberechtigungsfunktion für den Prüfer eingerichtet 11. Welchen Status hat Ihr DEÜV-Zulassungsverfahren (nach ITSG-Standard)? 12. Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung: Die Auflagen des § 28 Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten werden im Auftrag gem. DS-GVO erfüllt. Zertifizierung Ihrer Leistungen – Nach ISO 9001:2015 – Nach ISAE 3402 Typ II/SSAE 16 – Die Mitarbeiter sind alga-zertifiziert (zAR). – Sonstige Sie bieten eine ASP-Lösung (webbasiertes Outsourcing) an 13. 14. 15. Welche Unternehmensgrößen stehen bei Ihnen im Vordergrund der Leistungserbringung? 16. Was ist das Mindestauftragsvolumen in FTE? 17. Erbringen Sie vornehmlich Leistungen für bestimmte Branchen? 18. Referenzkunden SD Worx GmbH Frau Anna Struwe Im Gefierth 13c 63303 Dreieich Tel.: 0 61 03/38 07-0 E-Mail: info_de@sdworx.com www.sdworx.de ✔ ACCURAT HCM, fidelis.Personal, SAP, Success - Factors, LOGA/SD Worx GmbH, SAP AG, P&I AG ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ 1.500.000 D 1986 ✔ ✔ unter/bis 10 Arbeitstage ✔ Laufzeit bis April/Juni 2024 ✔ ✔ ✔ Personaladministration, Entgeltabrechnung, Arbeitszeit konten/Wertguthaben führung, bAV-Abrechnung, Archiv verwaltung, Reisekostenabrechnung < 100 bis über 10.000 Mitarbeiter unter 10 FTE Produktionsgewerbe, Dienstleistungs - gewerbe, Chemie/Pharma, Logistik & Transport, Telekommunikation, öffentlicher Dienst, Metall/Elektro, Retail auf Anfrage . m o c e b o d a k c o t s / o c e D . l a r o F l : o t o F

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