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Oktober 2021 GESCHÄFTSREISEN & MOBILITÄT 6 Comeback der Dienstreise Persönlich reisen, online abrechnen 8 Travel-Management Ruhe in Frieden Dienstreise? Comeback der Dienstreise: Persönlich reisen, online abrechnen, Seite 6

6 S P E C I A L GESCHÄFTSREISEN Advertorial LOHN+GEHALT Oktober 2021 Comeback der Dienstreise Persönlich reisen, online abrechnen Geschäftsreisen sind unnötig, teuer und ein Risiko für die Gesundheit: Dieser Glaubenssatz verbreitete sich in deutschen Unternehmen fast zeitgleich mit der Pandemie. Die erwerbstätige Republik wanderte zum Arbeiten an den heimischen Küchentisch, Kundenbesuche und Besprechungen fanden fortan virtuell statt. Doch inzwischen wird wieder verstärkt auf die persönliche Begegnung gesetzt – im Rahmen des Vernünftigen und Zulässigen erlebt die Dienstreise ihren nächsten Frühling. I n diesem Zusammenhang rückt auch die elementare Bedeutung eines intuitiven und leistungsfä- higen (Online-)Reisekostenmanage- ments in den Fokus. KIDICAP.Travel setzt hier neue Maßstäbe – auch und gerade für den öffentlichen und kirch- lichen/sozialen Dienst. Mehr geschäftliche Buchungen Die Lufthansa und die Deutsche Bahn melden seit einiger Zeit einen stetigen Anstieg an Buchungen für geschäftliche Reisen – und auch auf den Autobahnen sind verstärkt Autos in dienstlicher Mission unterwegs. Die klassische Dienstreise war fast schon totgesagt, doch hat die wirt- schaftliche Entwicklung während der Corona-Pandemie aufgezeigt, wie wichtig persönliche Kontakte gerade im Rahmen geschäftlicher Anbahnun- gen sind. Insbesondere der Mittelstand schickt seine Beschäftigten wieder auf Reisen, doch auch im öffentlichen Be- reich wird inzwischen mehr gereist. Erfolg durch persönlichen Kontakt Private wie öffentliche Arbeitgeber achten üblicherweise sehr genau auf die Einhaltung geltender Bestimmun- gen und wägen Risiken sorgfältig ab, bevor sie ihre Mitarbeiter auf Reisen schicken. Deutsche Unternehmen begegnen dem Virus und seinen Gefahren mit hoher Aufmerksamkeit, doch haben sie naturgemäß ebenfalls den unternehmerischen Erfolg im Blick. Eine Erkenntnis aus den ver- gangenen eineinhalb Jahren ist die Notwendigkeit, Digitales und Persön- liches klug zu kombinieren. Das gilt sowohl für das betriebliche Innenle- ben als auch für die Kommunikation mit Kunden, Partnern und Zulieferern. Menschen können vieles digital und von zu Hause aus leisten, doch die Substanz jeder fruchtbaren (geschäftli- chen) Beziehung bleibt der persönliche Kontakt – sofern geltende Vorschriften diesen ermöglichen. Häufig Ärger mit den Reisekosten Die Menschen sind also wieder mehr dienstlich unterwegs – und diese Reisen müssen von den Personalabtei- lungen der betroffenen Unternehmen sowie von den reisenden Beschäftig- ten selbst korrekt und unkompliziert gemanagt werden. Das Thema Reise- kosten ist eine Achillesferse und bei den Betriebsprüfern sehr beliebt, jede Personalmanagerin und jeder „Per- sonaler“ kann ein Lied davon singen. Viele Reisekostenabrechnungen sind fehlerhaft und werden beanstandet, übrigens auch im Rahmen arbeits- rechtlicher Auseinandersetzungen. Jedes Unternehmen ist also gut bera- ten, sein Dienstreisemanagement zu optimieren. Am besten geht das mit einem erfahrenen und zuverlässigen Partner wie GIP und der Software KIDICAP. Die Lösung: KIDICAP.Travel Gerade mit Blick auf das Management von Dienstreisen gibt es in vielen Un- ternehmen erhebliche wirtschaftliche Optimierungs- und Einsparpotenziale, auch im öffentlichen und kirchlichen Dienst. Da werden Reiseanträge noch per Papier eingereicht, die Belege wer- den später physisch in der Personalab- teilung abgegeben und die Abrechnung lässt auf sich warten. Das kostet nicht nur Zeit und führt zu Nachfragen unzu- friedener Mitarbeiterinnen und Mitar- beiter, es werden durch Übertragungs- fehler oder durch verlorene Belege auch viele vermeidbare Fehler gemacht. Die gute Nachricht: Es gibt die per- fekte Abhilfe – KIDICAP.Travel. Diese moderne App aus dem Hause GIP ist universell im Public Sector und in der Privatwirtschaft einsetzbar. Der Einsatz von KIDICAP.Travel unterstützt die Personalabteilung durch intuitive Workflows und bietet dem Reisenden eine kinderleichte Beantragung und Einreichung von je- dem Endgerät aus. Die anschließende Reisekostenabrechnung erfolgt rasch

8 SPECIAL GESCHÄFTSREISEN LOHN+GEHALT Oktober 2021 Travel-Management Ruhe in Frieden Dienstreise? Totgesagt haben viele Experten die Dienstreise. Im Zuge der Corona-Pandemie etablierte sie sich mehr und mehr als Auslaufmodell – überholt von modernen Technologien, die persönliche Treffen überflüssig erscheinen ließen. Doch kaum fallen die Infektionszahlen im zweiten Pandemiejahr, schicken Betriebe entgegen allen Prognosen ihre Mitarbeiter wieder auf Reisen. Also doch kein Ladenhüter? Was hinter der Reinkarnation steckt und wann Dienstreisen wirklich Sinn machen: ein paar Denkanstöße. W ow – wer hätte das ge- dacht: Deutschland erreicht 2020 seine Klimaziele. Co- rona sei Dank. Mit den Einschränkun- gen in nahezu allen Lebensbereichen denken viele Menschen um. Müssen Dienstreisen wirklich sein? Geht das nicht auch klimafreundlicher? Die Erfahrungswerte der vergange- nen Monate liefern den scheinbaren Beweis: Internationale Meetings funktio- nieren genauso gut digital. Doch kaum fallen die Infektionszahlen und die Bundesregierung hebt die Mehrzahl der Beschränkungen wieder auf, steigt die Nachfrage nach Geschäftsreisen rapide an. Das Barometer des Ver- bands Deutsches Reisemanagement zeigt: Bis Ende August diesen Jahres legt die Geschäftsreisetätigkeit wieder zu. 73 Prozent der Unternehmen er- lauben weltweite Dienstausflüge. Und damit auch das Treffen vor Ort. Nur so entwickeln Geschäftspartner ein wirkliches Gefühl füreinander und bauen Vertrauen auf. Wer dagegen bereits über funktionierende Bezie- hungen verfügt, kann die weltweiten Begegnungen herunterfahren und die Details genauso gut im digitalen Raum besprechen. Eines ist jedoch sicher: Messen und Events als Präsenzveranstal- tungen werden nach der Pandemie wichtig bleiben. Schließlich erweitern Firmen hier ihr Netzwerk vor allem um Kontakte, die durch zufälliges Net- working entstehen. Nicht selten sind solche flüchtigen Begegnungen der Treffer ins Schwarze. Hinzu kommt, dass viele Mitar- beiter inzwischen müde sind, sich vor der Kamera zu präsentieren. Zoom- Fatigue nennt sich das Phänomen, dem reale Reisen und Treffen durch- aus entgegenwirken können. Warum für viele Unternehmen Geschäftsreisen wichtig bleiben Bei wirtschaftlich motivierten Reisen geht es in erster Linie um Beziehun- gen. Erst dann um Transaktionen. Wer Bindungen aufbauen möchte, benötigt den persönlichen Kontakt. Dienstreise ja, wenn’s unbedingt sein muss Die Lösung ist demnach, wie so oft, weder schwarz noch weiß. Ganz auf Geschäftsreisen verzichten werden viele Betriebe in Zukunft wohl nicht. Die Tätigkeiten außerhalb des Büros zu reduzieren, ist für viele jedoch machbar. Netter Nebeneffekt: Firmen sparen dadurch deutlich an Kosten ein. Hier ein paar Tipps, wie der Spagat zwischen Dienstreise und Onlinemeeting gelingen kann. W Geschäftspartner selbst einladen Wenn Unternehmen weniger reisen möchten, macht es Sinn, den Ge- schäftspartner selbst einzuladen. Das entlastet das Portemonnaie und gibt Firmen die Möglichkeit, sich und die eigenen vier Wände von der Schoko- ladenseite zu präsentieren. Außerdem leidet die Produktivität nicht: Bleiben involvierte Mitarbeiter vor Ort, kön- nen sie die Zeit, die sie ansonsten für die Reise hätten einplanen müssen, normal weiterarbeiten. Nachteil: Die Umwelt profitiert von dieser Lösung nicht. W Dienstreisen maximal effizient planen Sternfahrten adieu: Wenn Unterneh- men ihre Dienstreisen langfristig pla- nen, besteht die Möglichkeit, etwaige Treffen miteinander zu verbinden. Liegen beispielsweise mehrere Termi- ne innerhalb einer Stadt oder Region,

10 S P E C I A L G E S C H Ä F T S R E I S E N LOHN+GEHALT Oktober 2021 Travel-Management . m o c e b o d a k c o t s / a g n . I : o t o F GIP GmbH Produkt Service Strahlenbergerstraße 112 63067 Offenbach Tel.: 0 69/6 19 97-1 30 E-Mail: gip@gipmbh.de www.kidicap.de Reisekostenabrechner GmbH Kornkamp 8 22926 Ahrensburg Tel.: 0 41 02/9 94 93-50 E-Mail: info@reisekostenabrechner.de www.reiseabrechnung.de 1. Das Produkt ist Workflow-basiert. ✔ ✔ 2. Welche „Rollen“-Funktionen werden im System durch die Anwender wahr - genommen? frei definierbar; Reisender, Geneh - frei definierbar; u.a. Reisender, miger, Prüfer, Vorgesetzter, Reisemgmt., FiBu, Payroll Genehmiger, Prüfer, Vorgesetzter, Reisestelle, FIBU, Controlling, Lohn 3. Das System enthält folgende integriert ablaufende elektronische Teilfunktionen Reiseplanung Einbindung z.B. eines elektr. Fuhrpark-Managements Reisegenehmigung(en) Reisebuchung – Schnittstelle zu welchen Buchungssystemen? Beleg-/Datenverarbeitung bereits während der Reise – Schnittstelle zu welchen Kreditkartensystemen? Transaktionsübermittlung durch Kreditkartensystem: – sofort – täglich – wöchentlich – monatlich Störfallbearbeitung während der Reise – durch Travel-Manager – durch den Reisenden Reisekostenabrechnung zusätzliche Genehmigung der Reisekostenabrechnung Ergebnisübergabe an FiBu nach Kostenträgern Ergebnisübergabe an Entgelt - abrechnung Stammdatenintegration aus anderen (z.B. HR) Vorsystemen – welche? „Außendienst“-Funktion verfügbar, z.B. mobil/online/APP vollständiges Archivierungssystem Management-Auswertungstools stehen zur Verfügung 4. Referenzkunden 5. Bemerkungen ✔ ✔ ✔ HRS ✔ alle gängigen Kreditkartensysteme ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ zu allen gängigen Systemen ✔ Airplus, Amex Visa etc. ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ KIDICAP, weitere nach Bedarf alle, u.a. SAP, Paisy, Datev, Abas, CSS, Diamant, Geac, Veda, Loga400, ✔ ✔ ✔ Portolam, Varal etc. ✔ ✔ ✔ auf Anfrage gern auf Anfrage Rechtskonforme Abbildung: • Steuerrechtliche Vorgaben • Bundesreisekostengesetz • Reisekostengesetze der Länder BBS TravelPro beinhaltet das steuerliche Reisekostenrecht inkl. vollautomatische Drei-Monats- Regelung; kundenspezifische Regelungen können auch problemlos abgebildet werden.

12 S P E C I A L G E S C H Ä F T S R E I S E N LOHN+GEHALT Oktober 2021 Reisekostenabrechnung Name/Hersteller des Software-Produkts Anzahl Kunden Anzahl monatliche Reisekostenabrechnungen Im Einsatz seit 1. Im Reisekostennachweis können auch die Felder „Erste Tätigkeitsstätte“ sowie „Wohnsitz/eigene Wohnung“ im Klartext angedruckt werden. – ja – nein – andere Lösung 2. Der Reisekostennachweis enthält eine je Reisetag detaillierte Darstellung der (ggf. betrieblich) beanspruchbaren Verpflegungspauschale sowie die Kürzungsbeträge für kostenlos zur Verfügung gestellte Mahlzeiten. 3. Es ist eine „App“ für mobile Außendienstabrechnung verfügbar. – Mit der App werden auch die Abrechnungsergebnisse einsehbar. 4. Ergebnisübermittlung an eine FiBu-Software, systemunabhängig/ -neutral, ist möglich. 5. Ergebnisübermittlung an jede beliebige Entgeltabrechnungs-Software. 6. Schnittstelle zur automatisierten Übermittlung geldwerter Vorteile an das Entgeltabrechnungssystem ist vorhanden. 7. Online-Versand der Reisekosten abrechnungen (RKA) ist auch extern an Mitarbeiter möglich. 8. Es ist eine Schnittstelle zum Versand der RKA’s per Postautomation vorhanden. 9. Software rechnet nach Bundesreise kostengesetz (BRKG) und Bundes umzugs kostengesetz (BUKG) vollständig ab. – BRKG – BUKG 10. Wie wird die sog. „Übernachtungspauschale“ im Reisekostennachweis dargestellt? 11. „Doppelte Haushaltsführung“ ist mit der Software vollständig abrechenbar. 12. Die Überschrift des Reisekostennachweises kann auf Wunsch des Anwen- ders mit einem zusätzlichen frei beschreibbaren Textfeld ergänzt werden. – Anzahl verfügbarer Zeichen 13. Anbieter verfügt über Anwender-Hotline. – kostenfrei 14. Wir bieten auch Full-Service an. Wir bieten ausschließlich Full-Service an. – Durchschnittliche Kosten je RKA 15. Referenzkunden 16. Bemerkungen GIP GmbH Produkt Service Strahlenbergerstraße 112 63067 Offenbach Tel.: 0 69/6 19 97-130 E-Mail: gip@gipmbh.de www.kidicap.de KIDICAP.Travel/ GIP GmbH 30.000 > 10.000 2009 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 HANSALOG GRUPPE HANSALOG GmbH & Co. KG Am Lordsee 1 49577 Ankum Tel.: 0 54 62/7 65-0 E-Mail: info@hansalog.de www.hansalog.de HANSALOG GLOBAL/ HANSALOG GmbH & Co. KG auf Anfrage auf Anfrage 1973 ist mit Gültig-ab-Datum im Mitarbeiter - stamm hinterlegt 4 4 4 4 4 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG Munzinger Straße 9 79111 Freiburg Tel.: 07 61/8 98-0 E-Mail: presselexware@haufe-lexware.com www.lexware.de Lexware reisekosten > 15.000 1995 4 4 4 4 4 4 als Abrechnungsergebnis 4 4 4 4 tagesgenaue Auflistung der Übernachtungspauschale pro Reisetag Inland/Ausland, steuerfreie und steuerpflichtige Beträge 4 teilweise 4 4 4 4 4 auf Anfrage gern auf Anfrage Transparenz auf jeder Bearbeitungsebene, rechtskonforme Abbildung: steuerrechtliche Vorgaben, Bundesreisekostengesetz, Reisekostengesetze der Länder, permanente Full-Responsive-Variante, Import Corporate & Company Cards, Erstellung Zahlungsavis u.v.m., Lizenz & Outsourcing, Fullservice Reisekostenabrechnung, Reisemittel - Plausibilitätsprüfungen verfahren, Reisekostenportal

. m o c e b o d a k c o t s / . i n k h c o r a Y y e g r e S : o t o F 14 S P E C I A L G E S C H Ä F T S R E I S E N LOHN+GEHALT Oktober 2021 Personalkostenplanung 1. Name des Software-Produkts 2. Hersteller des Software-Produkts 3. Welche Arten von Personalkostenhochrechnung bieten Sie? – kurzfristige – mittelfristige – langfristige 4. Welche Genauigkeit hat die Personalkostenhochrechnung? – Cent-genau, gemäß der Lohnabrechnungs-Situation – Überschlagswerte für eine grobe Hochrechnung 5. Welche Datenbasis hat die Personalkostenhochrechnung? – Lohnkonten – Lohnarten – Personalstämme – Fremddaten anderer Systeme – nur vom eigenen System 6. Welche der folgenden möglichen Entgeltbestandteile werden in die Simulation/Berechnung einbezogen? – Weihnachtsgeld – Mehrstunden – Urlaubsgeld – Einmalzahlungen – Nettobezug – Pfändungen – ATZ (Aufstockungen) – Veränderungen der Personalstärke (neue Mitarbeiter etc.) – Veränderung d. Lohngruppen/Stufen (Tarifgruppenwechsel i. Voraus, je nach Vertrag, Bewährungsgruppenaufstieg, Quereinsteiger ) – Veränderung von Stunden je Mitarbeiter – Veränderungen der Abteilungen 7. Die Simulation der Hochrechnung basiert auf – monatlichen Zahlen – Quartalszahlen – jährlichen Zahlen 8. Jeder Simulationsstand wird mit späterer Weiterrechnungsmöglichkeit rückgespeichert. 9. Lohnartenänderungen werden übernommen, wenn ein Simulationsstand genommen werden soll. 10. Bei einer Tarifsimulation wird die genaue Eingabe des Tarifzeitraumes übernommen. 11. Bei Datenimport/-export bieten wir ein geschlossenes System. 12. Lohnkonten können aus anderen Lohnsystemen eingelesen werden. Welche? 13. Exceldaten können zusätzlich eingelesen werden. 14. Bei der Hochrechnung werden Rückrechnungen berücksichtigt. 15. Bei d. Rückrechnung werden Steuerklassenänderungen berücksichtigt. 16. Bemerkungen BRZ GmbH Herr Armin Rautenhaus Universitätsallee 5 28359 Bremen Tel.: 04 21/2 01 52-13 Fax: 04 21/2 01 52-22 E-Mail: armin.rautenhaus@brz.ag www.brz.ag BRZ-HR/BRZ-BUDGET Bremer Rechenzentrum 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 auf Anfrage 4 4 4 BRZ-BUDGET ermöglicht unter Verwen- dung der Abrechnungsfunktio nalitäten von BRZ-HR die Erstellung eines Zukunfts- Lohnkontos und einer Zukunfts-Kosten- rechnungsdatei. Grundlage hierfür sind die echten PAISY-Abrechnungsdaten, kombi- niert mit gewählten Planungsszenarien.

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